So arbeite ich mit KI: Meine Prinzipien für ein smartes, entspanntes Solo-Business

Zuletzt aktualisiert: 05.09.2025

KI hat meine Art zu arbeiten grundlegend verändert. Ich bin immer noch aus vollem Herzen Solopreneurin – jetzt allerdings nicht mehr darauf angewiesen, alles alleine machen zu müssen. Stattdessen hab ich ein (stetig wachsendes) Team aus KI-Assistenten, die mir rund um die Uhr zur Verfügung stehen und auf die ich nicht mehr verzichten möchte.

Ich sehe KI als riesige Chance für alle Soloselbstständigen, sich ihre Zeit wieder zurückzuholen. Wie du diese Zeit nutzt, liegt ganz bei dir; wichtig ist mir vor allem, dass du diese Chance nicht verpasst.

Ich will in diesem Artikel mal keine Schritt-für-Schritt-Anleitung geben, kein konkretes Tool vorstellen und nicht zu sehr ins „how to“ eintauchen.

Stattdessen will ich dir zeigen, wie ich KI sehe und wie ich damit arbeite. Was ich als wichtig empfinde und was du getrost sein lassen kannst, wenn du dich mit KI beschäftigst.

Wenn du dich darin wiedererkennst, freu ich mich natürlich, wenn du tiefer in meine kleine Ecke des Internets eintauchst und wir vielleicht sogar bald zusammenarbeiten – und wenn nicht, ist das auch völlig fein.

Es mangelt ja glücklicherweise nicht an Content und Angeboten zu dem Thema 🙂

KI als Sparringspartner und Teammitglied

Ich erinnere mich noch sehr gut daran, als ich Ende 2022 zum ersten Mal in ChatGPT reingeschaut hab. Mein erster Gedanke: Das kann ja jetzt einfach alle Blogartikel für mich schreiben???

Mein erster Prompt lautete dementsprechend ungefähr so: „Schreib einen Blogartikel über die wichtigsten WordPress-Plugins“.

Wenn du dich auch nur im Ansatz ein bisschen mit KI beschäftigt hast, weißt du: Das ist kein guter Prompt. 😅 Keine Chance, da auch nur ansatzweise etwas brauchbares rauszukriegen.

Ich war also erstmal ernüchtert und hab eine Weile gebraucht, um tatsächliche Anwendungsfälle für mein Business zu finden.

Ganz entscheidend war dann ein Satz, den ich zufällig in einem LinkedIn-Post gelesen hab:

Behandle ChatGPT als deinen Praktikanten.

Einen Praktikanten, der gerade von der Uni kommt und ein riesiges Allgemeinwissen hat: Er hat alle Bücher, Fachartikel und Berichte der Welt gelesen und all dieses Wissen jederzeit abrufbar. Er hat auch schon Erfahrung in der Arbeit für Unternehmen und weiß, wie die Dinge üblicherweise gemacht werden.

Was er nicht weiß, ist, wie ich die Dinge in meinem Business mache. Wie kommuniziere ich nach außen? Was sind meine Werte, meine Angebote, meine Zielgruppe?

Erst, wenn ich ihm all diese Informationen zur Verfügung stelle und zusätzlich spezifische Arbeitsanweisungen mache – wie man das halt bei einem Praktikanten so machen würde – kann ich mit brauchbaren Ergebnissen rechnen.

Diese Herangehensweise hat meinen Blick auf KI grundlegend verändert.

Seitdem stelle ich mir wirklich bei jedem Prompt, bei jeder Aufgabe eine Person vor, an die ich diese Aufgabe delegiere, und frage mich dann: Welche Informationen muss ich bereitstellen, damit die Person die Aufgabe bestmöglich erledigen kann?

Auf diese Weise ist KI nicht einfach nur ein Tool, sondern viel mehr als das: Ein KI-Teammitglied kann zum Beispiel…

• ein Sparringspartner sein, um Ideen zu brainstormen und Herausforderungen zu diskutieren
• wiederkehrende Aufgaben für mich erledigen, wenn ich klare, verständliche Anweisungen dazu mache (und das sogar völlig automatisiert)
• lose Gedanken und Stichpunkte in Blogartikel, LinkedIn-Posts und Verkaufsemails umwandeln

Das sind nur ein paar wenige Beispiele. Entscheidend ist hier vor allem eins: KI übernimmt dabei nicht das Denken für mich – die Ergebnisse sind nur dann hilfreich, wenn ich vorher schon weiß, was ich am Ende rauskriegen möchte.

Und so ist KI dann plötzlich keine magische Lösung mehr, sondern schlicht ein Werkzeug, um schneller, effizienter und am Ende auch besser zu arbeiten (ein sehr mächtiges Werkzeug, zugegebenermaßen).

Nach diesen Prinzipien arbeite ich mit KI

Damit letzteres nicht passiert, haben sich bei mir einige Prinzipien herauskristallisiert, die für meine Arbeit mit KI essenziell sind. Sie sorgen dafür, dass der Einsatz von ChatGPT, Claude & Co. mein Business wirklich voranbringt und ich nicht von einem shiny object zum nächsten springe (was wahnsinnig schnell passieren kann).

Ich bleib immer der „Human in the loop“

Das ist ein Prinzip, bei dem ich nicht ausschließe, dass es sich in Zukunft nicht auch verändern könnte – aber aktuell ist das definitiv noch der Stand der Dinge: Alles, was KI produziert und erstellt, wird erst von mir gecheckt, bevor es veröffentlicht wird.

Ich nutze bspw. eine Automation, die aus meinen veröffentlichten YouTube-Videos Blogartikel macht. Der Artikel wird geschrieben und inkl. Beitragsbild, richtiger Kategorie etc. in WordPress angelegt.

Den Prompt für den Blogartikel hab ich mittlerweile so optimiert, dass das Endergebnis schon wirklich richtig, richtig gut ist – aber es ist eben noch nicht bei 100%. Deswegen wird der Artikel nicht direkt veröffentlicht, sondern als Entwurf gespeichert.

Ich schaue nochmal drüber, ändere hier und da ein paar Dinge, füge auch Links und Bilder manuell ein und veröffentliche erst dann.

Könnte man jetzt argumentieren, dass 90% auch schon gut genug sind, für die Zeit, die ich einspare? Sicher – das bringt uns allerdings direkt zum nächsten Prinzip:

Qualität und Authentizität vor Quantität

Mit der gerade angesprochenen Automation könnte ich auch einen Artikel am Tag veröffentlichen. Oder fünf. Mach ich aber nicht.

Denn es ist mir unheimlich wichtig, nicht nur auf die Output-Masse zu schauen, sondern vor allem auch auf die Qualität. Wenn Leute auf meine Website stoßen, sollen sie merken, dass die Inhalte Hand und Fuß haben. Dass ich die Dinge, über die ich schreibe, wirklich selber anwende.

Und so ungerne ich das Wort verwende, aber es ist einfach so: Die Inhalte sollen auch authentisch sein. Texte sollen nach mir klingen. Und während das mittlerweile wie gesagt schon sehr gut klappt, sind hin und wieder doch Sätze drin, wo ich direkt sehe: Das würde ich selber niemals so schreiben. 😅

Deswegen will ich es auch so nicht veröffentlichen, sondern vorher nochmal drüberschauen. Und wenn das bedeutet, dass ich dadurch weniger, aber besseren Content veröffentliche, dann mach ich das gerne so.

(„Weniger“ ist in dem Zusammenhang übrigens relativ: Am Ende ist es immer noch mehr als ohne den Einsatz von KI.)

Nicht auf das Tool schauen, sondern auf den Use Case

Wenn du bei LinkedIn unterwegs bist, kennst du sie wahrscheinlich: Die Posts, in denen das neueste KI-Tool, das neueste Bild- oder Sprachmodell oder die neueste Technik völlig abgehyped wird.

„Das wird nochmal alles verändern…“

Ja, I don’t think so.

Als Anfänger:in kann es aber natürlich total verunsichernd sein: Sollte ich jetzt doch nicht mehr ChatGPT benutzen, sondern zu Tool X rüberwechseln? Kann ich meine Bilder jetzt nicht mehr mit Midjourney erstellen, weil Google ein neues Bildmodell rausgebracht hat, das angeblich alles andere in den Schatten stellt?

Und was zur Hölle ist MCP und warum kann ich angeblich nicht mehr ohne leben? 😂

Ich hab anfangs noch versucht, mir jedes Tool anzuschauen, das irgendwie interessant kling – und es doch recht schnell wieder aufgegeben.

Mich interessiert nicht, welche Tools es gibt, sondern wie KI mir in meinem Arbeitsalltag helfen kann. Wie ich durch KI Zeit spare, die ich stattdessen mit meiner Tochter verbringen kann. Wie ich nervige Aufgaben nicht mehr selber erledigen muss, ohne dafür gleichen einen Freelancer zu bezahlen.

Wenn ein Tool mir dabei wirklich so helfen kann, wie es vorher nicht möglich war – nice. In den allermeisten Fällen ist das aber nicht der Fall.

Ich kann 90% aller Use Cases mit Tools umsetzen, die ich mittlerweile seit Jahren nutze:

• ChatGPT oder Claude, wenn ich einen Dialog brauche
• Make und Zapier (mit den GPT- oder Claude-Sprachmodellen integriert), wenn ich Aufgaben automatisieren will
• Notion als Datenquelle für alle Automatisierungen und um dort Meeting-Notizen etc. zu speichern
• Midjourney für Bilder in Präsentationen, Beitragsbilder etc.

Das ist der Kern, den ich für meine Arbeit brauche. Für die restlichen 10% nutze ich einige wenige, spezialisierte Tools wie bspw. Gling für den KI-unterstützten Videoschnitt.

Falls dir das nächste Mal ein Tool vorgeschlagen wird, das verspricht, der heilige Gral der KI-Tools zu sein, frag dich: Für welche tatsächlichen Aufgaben und Prozesse in meinem Business hilft mir das?

KI ist Sparringspartner, nicht Guru

Daran schließt auch das nächste Prinzip an, das ich vorhin schon angesprochen hab: Ich seh KI durch und durch als Werkzeug, als Sparringspartner, als Unterstützung – nicht als das Allheilmittel.

Ich liebe es, mit KI zu arbeiten, und bin richtig froh, diese Möglichkeit zu haben. Trotzdem will ich nicht jede noch so kleine Entwicklung abhypen und in völlige Euphorie verfallen. Dafür bin ich vermutlich auch viel zu pragmatisch veranlagt 🙂

Und wie gesagt: Bei mir steht immer der Use Case an erster Stelle. Wenn ich den hab, und ich seh wie KI mir dort helfen kann, dann kann ich mich darin auch mal verlieren, einen neuen Prozess oder eine Automation einzurichten, weil ich einfach Spaß dran hab.

Am Ende wirst du bei mir aber Inhalte finden, bei denen es um die tatsächliche Anwendung von KI geht und wie dir das in deinem Business helfen kann.

Für wen mein Ansatz passt (und für wen nicht)

Jetzt kennst du also meine Prinzipien für die Arbeit mit KI und kannst wahrscheinlich schon ganz gut sagen, ob dich das anspricht oder eher nicht. Ich will es hier aber auch nochmal auf den Punkt bringen.

Du bist bei System & Flow absolut richtig, wenn du…

• KI nicht einfach „nutzen“ willst, sondern verstehen, wie du KI wirklich in dein Business integrierst und für dich arbeiten lässt. Du willst Struktur da reinbringen, effizient arbeiten und einen klaren Plan, wie du vorgehen kannst.
• deine eigene Stimme behalten willst, auch wenn du Texte mit KI erstellst. Du willst keinen generischen Content in Masse veröffentlichen und klingen wie Wikipedia, sondern wie du.
• du genug davon hast, ständig von Tool zu Tool zu springen. Statt ständig den neuen heiligen Gral zu testen, willst du KI in deine Prozesse und Systeme integrieren, um echte Ergebnisse zu erzielen, nicht um einem Trend zu folgen.
• du gern effizient und produktiv arbeitest, aber nicht auf Kosten deiner Freiheit. Wenn du selbstständig bist, magst du deine Arbeit wahrscheinlich ziemlich gerne (hoffe ich zumindest). Das ist aber kein Grund, um nonstop zu arbeiten; und mit KI haben wir einen Hebel, um viel zu schaffen, ohne uns kaputt zu arbeiten.
• du bereit bist, Zeit zu investieren, um dazuzulernen, um langfristig entspannter zu arbeiten. Du suchst keine Zauberformel, sondern Klarheit und echte Ergebnisse.

Auf der anderen Seite bist du hier nicht an der richtigen Adresse, wenn du…

• glaubst, KI macht automatisch alles besser. Wenn du erwartest, dass ein Tool deine Arbeit für dich erledigt, ohne dass du dich mit deinem Business beschäftigst, wirst du enttäuscht sein.
• nur Vorlagen und endlose Prompt-Sammlungen suchst, die du blind einsetzen kannst. Mein Ansatz basiert auf Kontext, Prozessen und Systemintegration – nicht auf Copy-Paste-Templates ohne Anpassung.
• lieber alles manuell machst, weil sich das „echter“ anfühlt. Wenn du KI grundsätzlich skeptisch gegenüberstehst und sie aus Prinzip nicht einsetzen willst, bist du hier nicht gut aufgehoben – und das ist natürlich absolut deine eigene Entscheidung.
• möglichst schnell möglichst viel Output willst – ohne dich mit Strategie zu beschäftigen. Wenn dein Ziel „mehr Content in kürzerer Zeit“ ist, ohne zu überlegen, wofür und für wen, wirst du mit meinem Ansatz wenig anfangen können.

Deine nächsten Schritte

Du hast die Seite noch nicht weggeklickt? Ich schätze, das ist ein gutes Zeichen 😄

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16 Routineaufgaben, die KI dir sofort abnehmen kann (inkl. Prompts)

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Und last but not least: Schreib gern in die Kommentare, wie du zu KI stehst und was du damit in deinem Business so machst 👇🏼