Mit Notion kannst du als Soloselbstständige:r dein Business organisieren und managen – aber was heißt das eigentlich konkret? Wie kann das aussehen?

Darum geht’s in diesem Artikel: Ich zeig dir 7 ganz konkrete Ideen und Beispiele, wie du Notion einsetzen kannst.

Ganz wichtig: Wenn du anfängst, mit Notion zu arbeiten, solltest du zuerst eine Ebene höher gehen, bevor du dich daran machst, die Ideen umzusetzen. Damit dein Setup dir wirklich was bringt, benötigst du nämlich zuerst ein System.

System bedeutet in dem Fall, dass du weißt, welche Bereiche in deinem Business überhaupt wichtig sind, was du brauchst, um produktiv zu arbeiten und so weiter.

Das ist einfach die Basis, um wirklich effektiv (und langfristig!) mit Notion zu arbeiten!

Wie du dieses System findest, darüber kannst du hier mehr nachlesen – hier kommen wir jetzt direkt zu den konkreten Ideen, Beispielen und nützlichen Dashboards.

Falls du dich gerade erst in Notion einarbeitest, schau dir auch gerne die Guides an:

• Notion richtig nutzen: Dein Grundlagen-Guide zum Start
• Mit Datenbanken in Notion arbeiten: Alles, was du wissen musst

Idee #1: Deine Ziele im Blick behalten

Setzt du dir für dein Business Ziele? Wenn ich das in den letzten Jahren gemacht hab, war das normalerweise hochmotiviert Anfang Januar – und kurze Zeit später hab ich schon nicht mehr daran gedacht.

Das lag weniger an den Zielen an sich, sondern eher daran, dass ich sie irgendwo aufgeschrieben, abgespeichert und dann schlicht und einfach aus den Augen verloren hab.

In Notion kannst du es so einrichten, dass deine Ziele z.B. in deiner Wochen- oder Monatsreview automatisch angezeigt werden. So wirst du regelmäßig daran erinnert und kannst vor allem überprüfen, ob deine Arbeit in letzter Zeit dich diesen Zielen näher gebracht hat, oder ob du in die falsche Richtung unterwegs bist.

Und falls du merkst, dass deine Ziele gar nicht mehr dem entsprechen, was du machen möchtest, kannst du sie in diesem Prozess anpassen oder gleich ganz archivieren! (Ziele zu verfolgen, die kein Kribbeln mehr in dir auslösen, bringt ja auch nix.)

Vielleicht hilft es dir auch, deine Ziele ganz präsent in deinem Business HQ anzuzeigen – hier mal am Beispiel einer Hochzeitsfotografin:

Das Business HQ ist übrigens einer der drei Bereiche, die ich dir für dein Notion-Setup empfehlen würde, ganz egal, wie dein Business konkret aussieht. Mehr zu diesem Setup und der empfohlenen Grundstruktur findest du hier.

Idee #2: Aufgaben so anzeigen, wie du sie brauchst

Deine Aufgaben jederzeit im Blick zu behalten klingt unspektakulär, ist aber in einer Selbstständigkeit ganz offensichtlich wichtig, schließlich willst du nichts vergessen.

Das Coole an Notion ist aber: Du kannst es eben so einstellen, wie du persönlich am besten arbeitest! Statt also einfach eine endlos lang wirkende Liste mit offenen Aufgaben zu sehen, lass dir doch nur die drei wichtigsten Tasks für diese Woche anzeigen.

Oder erstell eine Ansicht mit Admin-Tasks, die du dir für einen Tag aufsparst, an dem du eher weniger kreative Energie hast.

Oder – wenn du wie ich feste Tage für bestimmte Bereiche in deinem Business hast – stell es so ein, dass die Aufgaben nach Bereich sortiert aufgelistet werden. So wüsste ich z.B.: Montags ist nur Content angesagt, alles andere kann ich ignorieren!

Damit du das bestmöglich einrichten kannst, ist es – wie anfangs schon gesagt – wichtig, dass du dein System vorher definierst. Denn nur du weißt, wie du am besten arbeitest und was für dich wichtig ist.

In meinem Business z.B. hab ich keinerlei Deadlines, die ich einhalten muss (wenn, dann sind das nur grobe Richtlinien, die ich mir selber gesetzt hab). Das kann bei dir ganz anders sein, wenn du z.B. Freelancer:in bist und an Kundenprojekten arbeitest.

In dem Fall bräuchtest du vermutlich eine Übersicht, die diese Deadlines zeigt, so wie hier im Kalender:

Mithilfe der richtigen Eigenschaften und Formeln in deiner Aufgaben-Datenbank könntest du es sogar so einstellen, dass dir dynamisch angezeigt wird, wie viele Tage es noch bis zur Deadline sind. Oder dass du eine Meldung kriegst, wenn du langsam mal fertig werden solltest.

Ich glaub, es wird deutlich: Möglichkeiten hast du in Notion viele – wichtig ist, dass du selber weißt, was du brauchst, um gut zu arbeiten!

Idee #3: Projekte inkl. Aufgaben, Notizen etc. managen

Egal, ob es interne Projekte für dein Business sind, externe Projekte für Kund:innen oder ein Onlinekurs, den du durcharbeiten willst und für den du ein Projekt anlegst: In Notion ist’s möglich.

Dadurch, dass du Datenbanken beliebig miteinander verknüpfen kannst, siehst du direkt, welche Aufgaben zu Projekt X gehören, wann sie fällig sind und wie jeweils der Status ist.

Auch die Notizen, die zum Projekt gehören – deine Ideen, Meeting-Protokolle, was auch immer – werden dir direkt an der Stelle angezeigt, wo du sie brauchst.

Hier siehst du z.B. mein Projekt „Notion-Zertifizierung holen“:

Oben in den Properties sind so Dinge wie Status, Priorität, Zeitraum und so weiter angezeigt; richtig interessant wird es aber unten auf der Seite. Dort sind andere Datenbanken verlinkt, nämlich die für meine Aufgaben und die für meine Notizen.

• Alle Tasks: Aufgaben-Datenbank – das sind ganz simpel eben die Aufgaben, die ich für das Projekt angelegt hab.
• Meilensteine: Ebenfalls Aufgaben-Datenbank – Meilensteine und bis wann ich sie erreichen möchte. (Es gibt eine extra Property in der Datenbank, in der ich angeben kann, ob es sich bei einem Eintrag um eine Aufgabe oder einen Meilenstein handelt.)
• Kalender: Und nochmal die Aufgaben-Datenbank – diesmal so eingestellt, dass ich etwas visueller sehe, wann ich welche Aufgabe angehen möchte.
• Notizen: Notizen-Datenbank – mit allen Notizen, in dem konkreten Fall die Themen rund um Notion, die ich mir vor der Zertifizierung nochmal genauer angeschaut hab.

So hab ich also alles, was für das Projekt wichtig ist, auf einen Blick!

Willst du auch dein Arbeits- und Organisationssystem in Notion einrichten, weißt aber vielleicht nicht so richtig, wie und wo du anfangen sollst? Im System & Flow Onlinekurs machen wir’s gemeinsam! Hier findest du alle Infos.

Idee #4: Contentplanung und -erstellung

Für mein eigenes Business ist das einer der wichtigsten Bereiche, in denen ich Notion nutze (denn mein Business besteht wirklich überwiegend aus Content Creation).

Egal, was für Content du machst – für deinen eigenen Blog, für LinkedIn oder Instagram oder alles davon – Notion ermöglicht es dir zum Beispiel

• deine Content-Ideen schnell festzuhalten
• die Inhalte zu planen und zu erstellen (meine Videoskripte schreib ich z.B. komplett in Notion)
• Status und Fälligkeitsdatum zu überblicken

Ich nutz dafür hauptsächlich meine Content-Datenbank in der Kalender-Ansicht. Content-Ideen, die noch nicht terminiert sind, werden daneben in einer Liste angezeigt – per Drag&Drop kann ich sie in den Kalender ziehen und so festlegen, wann sie veröffentlicht werden sollen:

Anhand der Icons erkenn ich übrigens sofort, um welchen Content es sich handelt (die Kamera steht logischerweise für Videos, der Brief für Newsletter und so weiter). Wenn man dann z.B. auf eine Video-Karte klickt, findet man dort dann auch das Skript, Titel, Beschreibung und was sonst noch dazugehört.

Idee #5: Prozesse und SOPs festhalten

Wenn du z.B. mit einer VA arbeitest oder sogar ein kleines Team aus Freelancer:innen hast, kannst du Notion auch wunderbar nutzen, um dort wichtige Prozesse für deren Aufgaben festzuhalten!

Am besten machst du das mithilfe einer SOP-Datenbank (SOP steht für Standard Operating Procedure, ist also die cool klingende Abkürzung für Prozess).

Jeder Prozess kriegt einen eigenen Datenbank-Eintrag, und über die Properties sortierst du, in welchen Bereich der Prozess gehört, wie der Status ist und wann er zuletzt aktualisiert wurde. Auch die jeweils benötigten Tools könntest du hier verlinken.

Bei unserer vorhin erwähnten Hochzeitsfotografin könnte das dann so aussehen (alternativ wäre z.B. auch eine Board-Ansicht praktisch, sortiert nach den Bereichen):

Die Anleitung selbst, oder was es eben zu beachten gibt, kannst du auf der jeweiligen Seite mithilfe von Text, Callouts, Bildern, Videos etc. flexibel gestalten.

Das kann übrigens auch ganz ohne Team sehr sinnvoll und hilfreich sein! Schließlich machst du dir selbst deine Arbeit auch deutlich leichter, wenn du wiederkehrende Prozesse einmal festhältst und nicht bei jedem neuen Blogartikel neu überlegen musst, welche Schritte nochmal dazugehören.

Gerade für Aufgaben, die du jetzt nicht jeden Tag erledigst, ist das auf jeden Fall empfehlenswert.

(Und falls irgendwann doch mal eine VA dazukommt, bist du vorbereitet!)

Idee #6: Notion als CRM nutzen

Wenn du Freelancer:in bist, kannst du Notion auch nutzen um den Überblick zu behalten über deine Kund:innen und die, die es noch werden sollen.

Eine ganz simple Version eines CRM könnte so aussehen:

Wenn dir jemand eine neue Anfrage schickt, legst du einen neuen Eintrag in der Datenbank an (ggf. kannst du das auch automatisieren). Wenn sich der Status ändert, ziehst du die Karte einfach in die passende Spalte.

Außerdem kannst du jeweils die wichtigsten Properties auf der Karte anzeigen. Unter „Neue Anfrage“ steht z.B. das Datum, wann die Anfrage kam. Bei „Angebot verschickt“ oder „Abgeschlossen“ interessiert dich an der Stelle vielleicht eher der Umsatz, der (potenziell) zustande kommt – als Freelancer:in könnte das ein Projektpreis oder der monatliche Retainer sein.

Auch hier gibt es wieder wahnsinnig viele Möglichkeiten, wie du so ein CRM gestalten kannst!

Wichtig: Hinterlege keine sensiblen Daten in Notion – es gibt hier keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, d.h. so Sachen wie Passwörter sind absolut tabu! Ich z.B. würde Namen und E-Mail-Adressen noch okay finden, aber da musst du entscheiden, was für dich (und deine Kund:innen) passt.

Idee #7: Neue Ideen sammeln

Klar, wenn du selbstständig bist, dann sprudeln die Ideen wahrscheinlich nur so aus dir raus – für neue Angebote, Produkte, Content… oder gleich für ganz neue Business-Projekte.

Blöd ist nur, wenn du diese Ideen in drei verschiedenen Apps und Programmen aufschreibst und sie dann direkt wieder aus den Augen verlierst (da schließt sich der Kreis zu den Zielen aus Idee #1, merk ich gerade).

In Notion kannst du bspw. ein eigenes Dashboard einrichten, wo deine Ideen sortiert nach Bereich oder Business-Projekt automatisch angezeigt werden. So geht definitiv nix verloren.

Und um neue Ideen schnell festzuhalten, bietet sich eine Inbox an:

Die Inbox-Seite ist bei mir nicht nur in den Favoriten in der Sidebar abgelegt, sondern ich hab mir auch ein Widget auf meinem Handy dafür angelegt. So kann ich jederzeit schnell drauf zugreifen und nichts geht verloren!