Mein komplettes KI-Setup als Soloselbstständige: So arbeite ich mit 2 Tools und 35 KI-Teammitgliedern

Vergangene Woche saß ich mit meinem Business-Partner Tim Gelhausen beim Essen in Köln und wir haben unter anderem über eine Frage gesprochen, die mir immer wieder begegnet: Wie kommt man bei all den neuen KI-Tools und Updates eigentlich noch hinterher?

Ich hab neulich im Newsletter schon mal über das Thema KI-Burnout geschrieben und merke bei mir selbst jeden Tag, wie schnell man sich in all den Möglichkeiten verlieren kann. Ein neues Tool hier, ein spannendes Feature da – und schwupps, ist der halbe Tag rum, ohne dass man wirklich vorangekommen ist.

Genau deshalb bin ich umso froher, dass ich mittlerweile ein Setup gefunden hab, das für mich wirklich hervorragend funktioniert. Und das Beste daran: Es besteht aus genau zwei Tools.

In diesem Artikel zeig ich dir im Detail, wie mein aktuelles KI-Setup aussieht, wie die beiden Tools zusammenspielen und warum mir das in meinem Solo-Business so viel Arbeit abnimmt.

Kurzer Hinweis: Dieser Artikel ist eine Bestandsaufnahme meines aktuellen Setups im Mai 2026. KI entwickelt sich wahnsinnig schnell weiter, und es kann gut sein, dass mein Setup in ein paar Monaten schon wieder ganz anders aussieht. Ich zeig dir hier also den Stand der Dinge, wie er jetzt gerade ist.

Warum nur zwei Tools?

Bevor ich dir die Tools vorstelle, kurz zur Frage: Warum nur zwei?

Ganz einfach: Weil ich gemerkt hab, dass mehr Tools nicht automatisch mehr Ergebnisse bedeuten. Im Gegenteil. Je mehr Tools du parallel nutzt, desto mehr Zeit verbringst du damit, zwischen ihnen hin und her zu springen, desto mehr Copy-Paste entsteht und desto weniger tief arbeitest du mit jedem einzelnen Tool.

Mein Ansatz ist deshalb: lieber wenige Tools, dafür richtig tief. Und “richtig tief” heißt bei mir: Das Tool kennt meinen Kontext, weiß, wie mein Business funktioniert und kann deshalb wirklich nützliche Ergebnisse liefern.

Bei der Auswahl kannst du dich an drei Kriterien orientieren:

• Kontexttiefe: Wie viel weiß das Tool über mein Business, meine Inhalte, meine Prozesse?
• Flexibilität: Kann ich es für unterschiedliche Aufgaben einsetzen, nicht nur für einen einzigen Zweck?
• Integration: Wie gut lässt es sich in meine bestehenden Workflows einbinden? Mein Ergebnis: Notion und Claude Code. Die beiden ergänzen sich perfekt, weil sie unterschiedliche Bereiche abdecken.

Tool #1: Notion als KI-Zentrale

Natürlich spielt Notion eine zentrale Rolle in meinem KI-Setup, denn dort liegt mein gesamtes Business. All mein Content, meine Produktinhalte, Ideen, Notizen, Know-how – alles speichere ich seit Jahren in Notion.

Und genau das ist der entscheidende Punkt: KI arbeitet immer dort am besten, wo ausreichend Kontext zur Verfügung steht. Weil in meinem Workspace alles über mein Business dokumentiert ist, kann die Notion KI darauf zugreifen und wirklich relevante, passende Ergebnisse liefern.

Schauen wir uns das mal etwas genauer an.

Die Team-Datenbank

Das Herzstück meines Notion-KI-Setups ist eine Team-Datenbank, in der aktuell ca. 35 KI-Teammitglieder angelegt sind.

Jedes Teammitglied hat:

• eine eigene Rolle (z.B. Notion-Experte, Business-Advisor, Content-Assistenz)
• eine Persönlichkeit, die definiert, wie es kommuniziert und arbeitet
• eine Stellenbeschreibung, die genau festlegt, welchen Kontext es abrufen muss, um seinen Job zu erledigen Wenn ich im KI-Chat eine Aufgabe reingebe, wird automatisch das Teammitglied ausgewählt, das für diese Aufgabe zuständig ist. Geht es zum Beispiel darum, in Datenbanken zu arbeiten, übernimmt Noah, mein Notion-Experte. Geht es um strategische Fragen, springt ein anderes Teammitglied ein.

Der Vorteil an diesem Setup: Ich muss nicht bei jeder Aufgabe von Null anfangen und erklären, wer ich bin, was ich mache und wie ich arbeite. Das weiß das jeweilige Teammitglied bereits.

Die Skills-Datenbank

Für wiederkehrende Aufgaben, die immer auf die gleiche Art erledigt werden sollen, nutze ich zusätzlich eine Skills-Datenbank. Ein Skill ist im Grunde eine dokumentierte Arbeitsanweisung – so präzise, dass die KI die Aufgabe eigenständig und konsistent ausführen kann.

Beispiele für Skills:

• am Ende einer Konversation automatisch einen Logbuch-Eintrag erstellen
• aus einem Video-Transkript eine strukturierte Zusammenfassung extrahieren
• basierend auf einem Newsletter einen Blogartikel-Entwurf schreiben (genau das, was hier bei diesem Artikel gemacht wurde) Jeder Skill ist einem oder mehreren Teammitgliedern zugeordnet. So weiß die KI nicht nur was sie tun soll, sondern auch wie – inklusive Qualitätskriterien und typischer Fehler, die vermieden werden sollen.

Wichtig ist aber an der Stelle: Die Teammitglieder arbeiten nicht nur mit Skills. Es gibt jede Menge Aufgaben, die einmalig anfallen oder jedes Mal sehr individuell sind. Strategische Fragen, Brainstorming, Feedback – dafür braucht es keinen dokumentierten Prozess, sondern einfach ein Teammitglied, das den richtigen Kontext hat.

Custom Agents für automatisierte Aufgaben

Die Chats im KI-Chat muss ich natürlich immer manuell starten. Ergänzend dazu nutze ich daher für einige Aufgaben, die komplett automatisiert und ohne mein Zutun ablaufen sollen, Custom Agents.

Ein Beispiel: Jeden Montagmorgen erstellt ein Custom Agent automatisch ein KPI-Reporting der letzten Woche. Ich muss dafür nichts tun – der Report liegt einfach fertig in meinem Workspace, wenn ich mich morgens an den Laptop setze.

Der Unterschied zum normalen KI-Chat: Custom Agents laufen im Hintergrund, können durch Trigger ausgelöst werden (z.B. zeitgesteuert oder wenn sich etwas in einer Datenbank ändert) und brauchen keinen manuellen Anstoß.

Kosten

Für das gesamte Notion-Setup zahl ich ca. 50€ pro Monat: rund 20€ für den Business-Plan (den brauchst du für den KI-Chat) plus ein nutzungsbasiertes Pricing für die Custom Agents, das bei mir je nach Monat zwischen 20 und 30€ liegt.

Einen allgemeinen Überblick, was Notion kostet, findest du übrigens hier.

Tool #2: Claude Code als ausführende Kraft

Seit Januar 2026 wird die Notion KI bei mir ergänzt von Claude Code. Und ja, ich weiß – der Name klingt erstmal so, als wäre das Tool nur für Leute gemacht, die programmieren. War auch mein erster Gedanke, der mich lange davon abgehalten hat, das ganze mal zu testen.

Aber der Name ist tatsächlich etwas irreführend. Claude Code lässt sich hervorragend auch im Marketing-Kontext, für Content-Aufgaben und generell als ausführende Kraft im Business einsetzen.

Wofür Notion, wofür Claude Code?

Die Aufteilung zwischen den beiden Tools ist eigentlich ganz simpel:

• Notion nutze ich für alles, was in Notion passiert – Content erstellen, Prozesse dokumentieren, Kursinhalte pflegen, strategische Überlegungen festhalten…
• Claude Code kommt immer dann ins Spiel, wenn es darum geht, außerhalb von Notion zu arbeiten. Claude Code ist quasi sowas wie die Brücke zwischen meinem Notion-Workspace und der Außenwelt.

Konkrete Anwendungsbeispiele

Damit du dir besser vorstellen kannst, was das in der Praxis heißt, hier ein paar Beispiele:

• Newsletter-Thumbnails erstellen: wenn ich einen Newsletter schreibe, erstellt Claude Code basierend auf dem Inhalt ein passendes Thumbnail, das dann auf meiner Newsletter-Übersichtsseite angezeigt wird
• Newsletter-Inhalt synchronisieren: Claude Code zieht den Newsletter-Text aus Kit, fügt ihn in den passenden Eintrag in meiner Content-Datenbank in Notion ein, setzt den Status auf “Versendet” und das Veröffentlichungsdatum auf den passenden Tag
• Kursinhalte veröffentlichen: Inhalte, die ich in Notion erstellt hab, werden von Claude Code auf der Kursplattform als Lektion angelegt
• Blogartikel auf der Website anlegen: fertiger Content aus der Content-Datenbank wird als Entwurf auf meiner Website angelegt
• Formulare erstellen: wenn ich ein neues Formular in Tally brauche, beschreibe ich Claude Code, was ich mir vorstelle, und es wird direkt umgesetzt Claude Code nimmt mir also ganz viele Klicks ab, ganz viel Copy-Paste, ganz viele monotone Aufgaben, die zwar erledigt werden müssen, aber weder kreativ noch sonderlich anspruchsvoll sind (wobei gerade die Opus-Modelle mittlerweile auch komplexe Aufgaben ziemlich gut erledigen können).

Wie bekommt Claude Code Zugriff auf andere Tools?

Ohne zu technisch zu werden: Claude Code kann über sogenannte MCP-Server (das steht für Model Context Protocol) und via API mit anderen Tools kommunizieren. Das heißt, ich kann ihm Zugriff auf mein E-Mail-Marketing-Tool, meine Website oder andere Plattformen geben, und es kann dort direkt Aktionen ausführen.

Du musst dafür nicht programmieren können. Die Einrichtung ist nicht ganz intuitiv und die Lernkurve durchaus steil – aber sobald es einmal steht, läuft es (und ich glaub, wenn man einmal angefangen hat so zu arbeiten, dann gibt’s auch kein Zurück mehr).

Kosten

Claude Code ist grundsätzlich in jedem Claude-Abo enthalten. Wenn du es aber wirklich als ausführende Kraft in deinem Business nutzen willst, empfehle ich den Max-Plan. Der kostet je nach Nutzungslimit 90 oder 180€ im Monat.

Ich nutze aktuell den Plan für 180€ pro Monat, weil ich Claude Code wirklich intensiv einsetze und im vergangenen Monat bspw. zwei meiner Websites komplett neu gemacht hab. Starten kannst du aber auf jeden Fall mit dem für 90€, das wird sehr lange ausreichen.

Wie die beiden Tools zusammenspielen

Das Spannende an diesem Setup ist, dass die beiden Tools keine getrennten Welten sind, sondern sich nahtlos ergänzen. Der typische Ablauf sieht so aus:

1. Planung und Erstellung in Notion: ich erstelle Inhalte, plane Content, entwickle Kursmodule, halte strategische Entscheidungen fest – alles unterstützt von meinem KI-Team und den passenden Skills

2. Ausführung und Veröffentlichung mit Claude Code: wenn der Content fertig ist, übernimmt Claude Code die Distribution – Blogartikel auf der Website anlegen, Newsletter versenden, Kursplattform aktualisieren, Grafiken erstellen… Nehmen wir mal diesen Blogartikel hier als konkretes Beispiel. Der Prozess sah so aus:

3. Den Newsletter, der die Basis für den Artikel war, hab ich selbst geschrieben (das mach ich nach wie vor ohne KI).

4. In Notion hab ich das Outline für den Blogartikel erstellen lassen, basierend auf dem Newsletter-Text.

5. Der eigentliche Blogartikel wurde dann ebenfalls in Notion geschrieben, unter Berücksichtigung meines Brand Voice Guides und der Markenrichtlinien, die dort hinterlegt sind.

6. Anschließend hab ich den Artikel nochmal selber überarbeitet. Das Ergebnis der KI war so bei 90% (Basis war ja schon mein eigener Text), es war nur noch Feinschliff nötig.

7. Wenn der Artikel gleich fertig ist, wird Claude Code ihn auf meiner Website als Entwurf anlegen, die Meta-Beschreibung setzen, interne Verlinkungen einfügen und so weiter. Das spart mir pro Artikel locker 30 bis 45 Minuten an reiner Fleißarbeit (vom Schreiben selbst mal ganz abgesehen).

Für wen sich dieses Setup eignet (und für wen nicht)

Ich will hier ganz ehrlich sein: Dieses Setup ist nicht für jeden das Richtige.

Es lohnt sich, wenn du:

• bereits mit Notion arbeitest und dein Business dort managst (denn nur dann ist der Kontext vorhanden, der die Notion KI so wertvoll macht)

• wiederkehrende Aufgaben hast, die du systematisieren willst

• bereit bist, am Anfang etwas Zeit in die Einrichtung zu investieren – gerade Claude Code ist nicht wirklich intuitiv für Nicht-Entwickler:innen Es ist wahrscheinlich (noch) nicht das Richtige, wenn du:

• noch gar nicht mit Notion arbeitest (dann fehlt der Kontext)

• nur gelegentlich KI nutzt und keine wiederkehrenden Workflows hast

• nicht bereit bist, ca. 100€ pro Monat in dein KI-Setup zu investieren

Gesamtkosten

Für das komplette Setup zahlst du:

• Notion Business-Plan: ca. 20€/Monat
• Notion Custom Agents: komplett nutzungsbasiert und kein Muss
• Claude Code: 90€/Monat (das reicht lange aus)

Gesamt: ca. 110€ pro Monat, plus optionale Nutzung der Custom Agents – das klingt erstmal nach einer ordentlichen Summe. Aber die KI muss dir ja nur eine bis anderthalb Stunden im Monat (!) sparen, und schon hast du das Geld wieder rein. Das rechnet sich also wirklich ziemlich schnell.

Fazit

Mein KI-Setup ist bewusst schlank gehalten: zwei Tools, die sich perfekt ergänzen. Notion als Zentrale für alles, was mit Planung, Erstellung und Wissen zu tun hat. Claude Code als ausführende Kraft für alles, was außerhalb von Notion passiert.

Das Prinzip dahinter: weniger Tools, mehr Tiefe. Lieber zwei Tools richtig gut nutzen, als zehn verschiedene oberflächlich und ständig hin und her zu wechseln.