Du spielst mit dem Gedanken, Notion für dein Business zu nutzen – bist aber noch unsicher wegen der eventuell anfallenden Kosten?
Gerade in einer Soloselbstständigkeit sind Tools natürlich essenziell, und es ist durchaus empfehlenswert, die monatlichen und jährlichen Ausgaben dafür im Blick zu haben (hey, zufällig biete ich dafür einen Ausgabentracker für Tools und Software an!).
In diesem Artikel findest du die ausführliche Antwort auf die Frage, wie viel Notion eigentlich kostet, und alle Infos zu den Tarifen und Preisplänen. Du erfährst also, mit welchen Kosten du rechnen solltest, je nachdem was du so brauchst!
Kostet Notion Geld?
Die kurze Antwort auf diese Frage: ja und nein. (Super hilfreich, ich weiß.)
Die lange Antwort startet mit einer guten Nachricht: Es gibt eine kostenlose Version von Notion, und die ist wirklich super gut – für die meisten Einzelpersonen und Soloselbstständigen wahrscheinlich völlig ausreichend!
Du kannst mit dieser kostenlosen Version so viele Seiten und Datenbanken anlegen, wie du möchtest. Auf den Seiten kannst du beliebig viele Blöcke einfügen, solange du alleine in deinem Workspace arbeitest.
Damit bist du also super flexibel und kannst fast alles umsetzen, was mit Notion eben so möglich ist (ein paar Ideen und Beispiele findest du hier).
Für die meisten Soloselbstständigen ist der kostenlose Plan also völlig ausreichend, vor allem, wenn du gerade erst mit Notion startest! Und auch, wenn du Notion hauptsächlich privat nutzen willst – starte erstmal mit der gratis Version und schau dann, ob du ggf. upgraden möchtest.
Denn ja, ein paar Einschränkungen gibt es hier natürlich!
Du kannst dir den Versionsverlauf von einzelnen Seiten bspw. nur 7 Tage rückwirkend anschauen und alte Versionen wiederherstellen. Falls du also an einem deiner Notion-Dashboards etwas umbaust, sind alte Versionen nach 7 Tagen für dich nicht mehr erreichbar.
Bei Dateiuploads hast du ein Limit von 5 MB pro Datei – das gilt sowohl für Dateien, die du in eine Dateien & Medien Eigenschaft in einer Datenbank einfügst, als auch für Dateien im Seiteninhalt.
Die Analytics von einzelnen Seiten sind ebenfalls ziemlich eingeschränkt; hier würde ich aber behaupten, dass das im Arbeitsalltag in den allermeisten Fällen keine allzu große Einschränkung für dich sein sollte.
Interessant sind die Analytics bspw., wenn du Templates veröffentlichst und dir anschauen möchtest, wie häufig die veröffentlichte Seite aufgerufen wurde.
Ich biete zum Beispiel auch Bonus-Kursmaterialien in Notion an, auch hier ist es spannend zu sehen, wie häufig das Material aufgerufen wird. Diese reinen Zahlen kannst du auch in der kostenlosen Version von Notion sehen, für unterschiedliche Zeiträume:
Zuletzt kannst du kostenlos bis zu 10 Gäste zu deinem Workspace hinzufügen. Gäste sind normalerweise Leute, die nur auf einige wenige Seiten Zugriff haben – bspw. eine Kundin, mit der du gemeinsam an einem Projekt arbeitest.
Für die Zeit des Projekts gibst du ihr als Gast den Zugriff zu den benötigten Seiten, und wenn das Projekt abgeschlossen ist, entfernst du sie wieder.
Wenn dir eins dieser Limits nicht ausreichst oder du die zusätzlichen Funktionen nutzen möchtest, brauchst du einen der Bezahltarife von Notion.
Notion-Template für 0€: Alle Ausgaben für Tools und Software im Blick
Meld dich für den Newsletter an und du erhältst direkt nach der Anmeldung das Template zugeschickt – damit behältst du jederzeit den Überblick über deine Tool-Kosten.
Video-Tutorial für die Einrichtung natürlich inklusive!
Die Notion-Tarife im Überblick
Es gibt drei verschiedene Bezahlpläne, von denen du je nach Bedarf den passenden für dich auswählen kannst. Diese Tarife richten sich vor allem an Teams, man zahlt den Preis, den ich dir gleich nenne, also immer pro Mitglied im Workspace!
Wichtig: Gäste sind KEINE solchen Mitglieder.
Schauen wir uns die Tarife nochmal etwas mehr im Detail an.
Notion Plus: Für kleine Teams
Natürlich sind hier alle Kernfunktionen von Notion enthalten, d.h. du kannst unbegrenzt viele Seiten und Datenbanken anlegen. Auch bei den Dateiuploads hast du kein Limit mehr (pro Datei sind ca. bis zu 5 GB Größe möglich).
Statt nur 7 Tagen Versionsverlauf kannst du hier auf bis zu 30 Tage alte Versionen zurückgreifen. Du kannst also durchaus mal etwas umbauen und die neue Version länger testen – falls es nicht passt, stellst du einfach die vorherige Version wieder her.
Außerdem erhöht sich das Limit für Gäste in deinem Workspace von 10 auf 100.
Das waren jetzt aber noch nicht die größten Argumente für ein Upgrade auf den Plus-Plan! Vor allem für dich als Einzelperson gibt es zwei Funktionen, die besonders spannend und erst ab diesem Tarif enthalten sind.
Die erste sind die Charts – damit hast du die Möglichkeit, deine Datenbanken als Diagramme zu visualisieren. Das ist jetzt nicht so flexibel wie bspw. Diagramme in einem Google Sheet oder bei Excel, je nach Datenbank kann das aber trotzdem sehr interessant sein, bspw. für Auswertungen in deiner Wochen- oder Monatsreview!
Die zweite Funktion ist noch spannender, das sind die Datenbank-Automationen. Die sind sehr vielfältig einsetzbar und verdienen mindestens noch einen eigenen Blogartikel – kurz gesagt richtest du hier einen Trigger ein (bspw. ein bestimmter Wert in einer Eigenschaft, sowas wie „Status im Projekt wird auf Erledigt gesetzt“) und kannst daraufhin eine oder mehrere Aktionen automatisiert ausführen lassen.
Das können Aktionen in derselben oder anderen Datenbanken sein, aber auch Dinge außerhalb von Notion! Du kannst Slack-Benachrichtigungen versenden, E-Mails verschicken (via Gmail) oder auch Daten an andere Plattformen wie Zapier oder Make senden.
In der kostenlosen Version von Notion kannst du solche Automationen mithilfe der Buttons umsetzen – aber da musst du eben draufklicken, damit etwas passiert; die Datenbank-Automationen sind eben, wie der Name ja schon sagt, komplett automatisiert.
Die ein oder andere Einschränkung gibt es hier noch, aber trotzdem können dir solche Automationen natürlich sehr viel Zeit sparen!
Außerdem enthalten in diesem Tarif sind Custom Websites, also die Möglichkeit, deine Website als Notion-Seite zu erstellen und diese dann unter eigener Domain zu veröffentlichen. Pro Domain zahlst du hier allerdings nochmal extra.
Kosten für den Plus-Tarif: 11,50€ pro Person pro Monat bei monatlicher Zahlung; 9,50€ pro Monat bzw. 114€ pro Jahr pro Person bei jährlicher Zahlung
Notion Business: Für größere Teams und Unternehmen
Im Business-Tarif sind natürlich alle Plus-Funktionen ebenfalls enthalten; darüber hinaus sind die Limits bei Gästen etc. etwas anders:
- 90 Tage Versionsverlauf
- bis zu 250 Gäste
- erweiterte Seiten-Analytics
Einige zusätzliche Funktionen gibt es aber auch, z.B. bzgl. der Teamspaces. Die kannst du dir vorstellen wie einzelne Abteilungen – in einem Unternehmen würde es also separate Teamspaces geben für’s Marketing, HR, Sales und so weiter. Einzelne Mitarbeiter:innen treten nur den Teamspaces bei, die für sie relevant sind, anstatt mit für sie unwichtigen Infos überladen zu werden.
Im Business-Tarif hättest du die Möglichkeit, einzelne Teamspaces privat einzustellen – das bedeutet, dass nicht jedes Mitglied im Workspace den Teamspace sieht und beitreten kann, stattdessen können Mitglieder hier nur eingeladen werden (das ist für Soloselbstständige natürlich nicht so relevant).
Außerdem gibt es die Möglichkeit, das Single Sign-on zu aktivieren – das macht den Workspace für Unternehmen nochmal etwas sicherer.
Falls du deinen Workspace mal exportieren möchtest, kannst du das im Business-Plan auch als PDF; anderenfalls sind nur HTML, Markdown oder CSV als Dateiformat möglich.
Kosten für den Business-Tarif: 17€ pro Person pro Monat bei monatlicher Zahlung; 14€ pro Monat bzw. 168€ pro Jahr pro Person bei jährlicher Zahlung
Notion Enterprise: Für große Organisationen
Wie bei fast jeder Software gibt es auch bei Notion eine Enterprise-Option, die aber nur für wirklich große Organisationen interessant ist und für Unternehmen, die einen sehr hohen Wert auf Sicherheit und kleinschrittige Berechtigungen innerhalb des Workspaces legen.
Außerdem kriegt man hier einen persönlichen Ansprechpartner aus dem Notion-Team!
Kosten für den Enterprise-Tarif: individuell auf Anfrage
Was kostet die Notion AI?
Jetzt weißt du, wie viel die einzelnen Tarife von Notion kosten und kennst die Details – was aber in all dem bisher noch nicht enthalten war, ist die Notion AI. Das liegt daran, dass man dafür extra zahlt, egal in welchem Plan man sich befindet, ob kostenlos oder bezahlt.
Du zahlst also 9,50€ pro Monat bzw. 90€ pro Jahr zusätzlich für die KI-Funktionen.
Wichtig ist hier zu beachten: Das Add-on muss immer für alle im Workspace gebucht werden! Du kannst es nicht so einstellen, dass manche Mitglieder zahlen und Zugriff auf die Notion AI haben und andere nicht – entweder ganz oder gar nicht.
Dafür kannst du die AI dann unlimitiert nutzen (mit „fair usage“).
Meine persönliche Meinung dazu: Ich bin wirklich KI-Fan und kann mir meine tägliche Arbeit ohne KI gar nicht mehr vorstellen – allerdings hab ich bisher noch keinen einzigen Use Case gefunden, für den die Notion AI sich lohnen würde. Schreib mir mal, wenn’s dir da anders geht und du coole Ideen hast, das würd mich total interessieren!
