3 Notion AI-Funktionen, auf die ich nicht mehr verzichten möchte

Die Notion AI hat 2025 einige richtig große Updates bekommen – und drei davon haben meine Art zu arbeiten teilweise grundlegend verändert. Diese Funktionen sind mittlerweile so tief in meine Workflows integriert, dass ich mir eine Arbeit ohne sie gar nicht mehr vorstellen kann.

Ein Hinweis direkt vorab: Falls du die Funktionen in vollem Umfang nutzen willst, brauchst du mindestens den Business-Plan von Notion. Der kostet aktuell ungefähr 20 € im Monat pro Workspace Member.

Wenn du also soloselbstständig bist und alleine in deinem Workspace arbeitest, zahlst du diese 20 € – das ist ziemlich genau so viel wie die Bezahlversion von ChatGPT oder Claude (und ich kann dir jetzt schon sagen: Es kann sehr gut sein, dass du genau diese Bezahlversion dann nicht mehr brauchst). Alle Infos zu den Notion-Preisen findest du hier.

In diesem Artikel zeig ich dir meine drei aktuellen Favoriten – und hab am Ende außerdem ein Update zu den Custom Agents für dich.

#1 Meetingnotizen: Dein integrierter Meeting-Recorder

Separate Meeting-Recorder-Tools kennst du wahrscheinlich: Sie tauchen als eigener Bot in deinen Calls auf und zeichnen alles auf. Notion hat jetzt eine integrierte Lösung dafür – und die läuft komplett unsichtbar im Hintergrund.

Die Meetingnotizen funktionieren als Block, den du auf jeder Seite oder in jedem Datenbankeintrag einfügen kannst. Du bereitest dich vor dem Meeting mit Stichpunkten vor, startest die Transkription mit einem Klick und Notion zeichnet alles auf.

Alternativ kannst du dich automatisch erinnern lassen, sobald ein Meeting beginnt.

Nach dem Meeting erhältst du das komplette Transkript, eine Zusammenfassung und automatisch extrahierte Action Items. Die Zusammenfassung ist ziemlich präzise und gut strukturiert – mit einer Einschränkung:

Die Sprechererkennung fehlt. Bei 1:1-Gesprächen ist das kein Problem, aber wenn mehrere Personen dabei sind, kann die Zuordnung, wer was gesagt hat, schon mal durcheinander geraten. Die inhaltliche Qualität bleibt trotzdem sehr hoch.

Der entscheidende Vorteil für mich: Alles bleibt in Notion. Es braucht keine zusätzlichen Tools und es gibt keine Daten, die zwischen verschiedenen Programmen hin- und herkopiert werden müssen.

Die Meetingnotizen von Notion sind also vielleicht nicht so umfangreich wie spezialisierte Tools, aber sie sind nahtlos in meinen Workflow integriert – und genau das macht für mich den Unterschied.

#2 Deep Research: Tiefgehende Recherchen auf Knopfdruck

Die Deep-Research-Funktion kennst du vielleicht schon von ChatGPT, Claude oder Gemini – Notion hat sie seit einiger Zeit ebenfalls integriert. Auch hier ist natürlich der entscheidende Vorteil, dass die Recherche direkt in deinen Workspace eingebunden ist!

Du startest eine Deep Research am besten über die Hauptseite der Notion AI. Dort gibst du deinen Prompt ein, genauso wie bei anderen Chatbots auch. Dann aktivierst du den Recherchemodus über das Plus-Symbol in den Einstellungen:

Sobald dieser Modus aktiv ist, arbeitet Notion nicht mehr mit einem Standard-Sprachmodell, sondern nutzt ein spezialisiertes Research-Modell.

Die Recherche läuft komplett automatisch ab und dauert etwa 3 bis 5 Minuten (je nach Anfrage ggf. auch länger). Notion erstellt zunächst einen Plan, in welcher Reihenfolge die Recherche durchgeführt wird, sucht dann eigenständig nach Quellen und arbeitet diese systematisch ab.

Am Ende erhältst du ein ausführliches Ergebnis mit allen wichtigen Informationen und den dazugehörigen Quellenangaben. Du kannst den kompletten Verlauf nachvollziehen und siehst genau, welche Schritte die KI unternommen hat. Auch sehr praktisch: Das Ergebnis lässt sich direkt als Seite in Notion speichern (leider nicht als Datenbankeintrag – du musst die gespeicherte Seite dann nochmal in eine Datenbank verschieben).

#3 Der Notion Agent: Dein persönlicher KI-Assistent

Die Einführung des Notion Agents war die größte Neuerung im letzten Jahr – und gleichzeitig die Funktion, die meine Arbeitsweise am stärksten verändert hat. Es handelt sich dabei um einen KI-Agenten, der vollen Zugriff auf deinen gesamten Workspace hat und dort auch aktiv werden kann.

Der Agent kann zum Beispiel

• neue Seiten anlegen
• Datenbankeinträge erstellen oder bearbeiten
• Inhalte ändern und ergänzen.

Du kannst ihn aber auch einfach als normalen Chatbot nutzen, wenn du möchtest. Was hier besonders praktisch ist: Du hast Zugriff auf mehrere Sprachmodelle von verschiedenen Anbietern, und zwar Claude, OpenAI und Gemini.

Ich persönlich arbeite aktuell am liebsten mit Claude Opus 4.8. Das Modell ist extrem zuverlässig, besonders wenn der Agent tatsächlich Aktionen in meinem Workspace ausführen soll. Die GPT-Modelle nutze ich kaum noch, und Gemini Pro hab ich zwar getestet, fand die Ergebnisse aber nicht so konstant zuverlässig wie bei Claude.

Was den Notion Agent aber natürlich vor allem besonders macht, ist die Workspace-Integration.

Alles, was du an Kontext für eine Aufgabe brauchst, kannst du direkt aus deinem Workspace hinzufügen(sofern du es da gespeichert hast, logischerweise). Wenn ich zum Beispiel eine Verkaufsemail für die Notion-Formel schreiben will, suche ich einfach nach dem entsprechenden Eintrag in meiner Produkte-Datenbank und hänge ihn als Kontext an. Alle wichtigen Informationen – Zielgruppe, Inhalte, Mehrwert – sind dann sofort verfügbar.

Bei anderen Chatbots wie ChatGPT oder Claude müsste ich diese Informationen jedes Mal neu kopieren oder in separaten Dokumenten abspeichern. Dieser Workflow-Schritt entfällt komplett, wenn ich direkt in Notion arbeite.

Auch sehr praktisch beim Agenten ist die Möglichkeit, ihn zu personalisieren. Du kannst dafür eine Anweisungsseite einrichten, die das Verhalten der Notion AI beeinflusst. Ich hab ein System entwickelt, bei dem der Agent unterschiedliche Rollen einnehmen kann – quasi wie virtuelle Teammitglieder.

Mehr dazu hab ich hier im Video gezeigt:

Diese Workspace-Integration und der Notion Agent hat meine KI-Workflows grundlegend verändert. Ich arbeite jetzt seit einigen Monaten intensiv damit und möchte nicht mehr darauf verzichten!

Update: Die Custom Agents sind da

Diese drei Funktionen – Meetingnotizen, Deep Research und der Notion Agent – haben meine Arbeit mit Notion und auch mit KI nochmal grundlegend verändert. Für mich persönlich sind sie der Grund, warum ich die Bezahlversionen von ChatGPT oder Claude kaum noch nutze: Alles, was ich brauche, läuft jetzt direkt in Notion.

Und es ist inzwischen noch mehr dazugekommen: Die Custom Agents sind seit Februar 2026 für alle Notion-Nutzer:innen mit Business- oder Enterprise-Plan verfügbar. Der Unterschied zum normalen Notion Agent: Während du den normalen Agent manuell starten und ihm per Chat Aufgaben geben musst, können Custom Agents völlig autonom arbeiten.

Du stellst sie einmal ein – zum Beispiel einmal täglich oder wöchentlich zu einer bestimmten Uhrzeit – und sie erledigen ihre Aufgaben automatisch im Hintergrund.

Wie ich Custom Agents konkret in meinem Business einsetze, hab ich in einem separaten Artikel ausführlich beschrieben.

FAQ

Brauche ich den Business-Plan für alle Funktionen?

Ja, für die volle Nutzung aller drei Funktionen brauchst du mindestens den Notion Business-Plan. Der kostet aktuell etwa 20 € pro Monat und Person. Wenn du soloselbstständig bist und alleine in deinem Workspace arbeitest, zahlst du also diese 20 €.

Funktionieren die Meetingnotizen mit allen Meeting-Tools?

Die Meetingnotizen funktionieren einfach so, dass sie den Ton deines Computers mitzeichnen – egal, in welchem Tool du dich befindest! Notion erkennt auch automatisch, wenn du in ein Meeting gehst, und bietet dir an, die Transkription zu starten.

Kann der Notion Agent meinen Workspace beschädigen?

Der Agent kann nur das ändern, worauf du selbst auch Zugriff hast. Ich würde dir aber empfehlen, ihm sehr klare Anweisungen zu geben, ob/was er ändern soll. Wenn du Bedenken hast, dass versehentlich etwas verändert wird, kannst du in den Einstellungen deaktivieren, dass der Agent Änderungen vornehmen darf. Dann nutzt du ihn einfach nur als Chatbot.