2 Hebel, mit denen du alle deine To-dos in Notion überblickst

Deine Aufgaben hast du alle in Notion eingetragen, und trotzdem sitzt du morgens vor einer Liste mit 60 Einträgen und weißt nicht, wo du anfangen sollst.

Freitag merkst du: Die Hälfte ist liegen geblieben. Wohin damit? Keine Ahnung. Also bleibt sie halt da stehen … und geht irgendwann unter, weil die Liste immer länger wird.

Good news: Das liegt nicht an dir, sondern daran, dass eine Aufgabenliste allein noch kein System ist.

Damit deine To-dos in Notion wirklich erledigt werden, brauchst du zwei Hebel: eine Heute-Seite, die dir nur zeigt, was heute wichtig ist, und eine Wochenreview, in der du alles Offene neu einplanst.

Mehr braucht es nicht. Das System ist simpel, und es funktioniert bei mir seit Jahren.

Kurz gesagt:

1. Heute-Seite: Schau nicht jeden Tag auf deine komplette Aufgabenliste, sondern nur auf die Aufgaben, die für heute eingeplant sind. Wenn dir ein Tag zu kurz ist, nimm eine Woche – größer sollte der Zeitraum aber nicht sein.
2. Wochenreview: Einmal pro Woche räumst du auf (um z.B. offene Aufgaben neu zu terminieren), reflektierst und planst die kommende Woche im Detail.

Im Video zeig ich dir beides direkt in meinem Notion:

Hebel 1: Die Heute-Seite

Der erste Hebel klingt fast zu einfach: Schau dir nicht jeden Tag alles an.

Natürlich hab ich Aufgaben für die nächsten Wochen und teilweise Monate eingeplant. Aber die muss ich heute nicht sehen. Ich muss mich nur darauf verlassen können, dass sie im System sind und zum richtigen Zeitpunkt wieder auftauchen.

Dafür hab ich meine Heute-Seite. Sie zeigt mir genau das, was heute wichtig ist, nicht mehr und nicht weniger.

Das Herzstück: eine gefilterte Ansicht deiner Aufgaben

Der Kern der Seite ist eine verlinkte Ansicht meiner Aufgaben-Datenbank. Sie heißt „Heute nach Fokus” und zeigt nur die Aufgaben, deren Datum „Geplant für” auf heute fällt.

Gruppiert sind sie nach zwei Arten von Aufgaben:

• Big Rocks – große Aufgaben, die auf ein Projekt oder Ziel einzahlen
• Daily Business – das, was regelmäßig anfällt, bei mir z.B. Content

Am Tag, an dem ich das Video aufgenommen hab, standen da genau drei Aufgaben: zwei Videos aufnehmen und den Newsletter für Montag schreiben. Das war mein Arbeitstag.

Und das Schöne daran: Wenn die drei Aufgaben mittags erledigt sind, weiß ich, dass das Wichtigste geschafft ist. Dann kann ich entscheiden, ob ich noch mehr mache – oder einfach früher Feierabend (ja, das darf man, muss ich mich auch manchmal dran erinnern 😅).

Damit das funktioniert, braucht jede Aufgabe ein Datum, an dem du daran arbeiten willst. Warum ich dafür kein Deadline-Feld nutze, sondern „Geplant für”, erkläre ich im Artikel über die 3 + 1 Datenbanken, mit denen dein Notion-System startet.

Was sonst noch auf die Heute-Seite gehört

Die Heute-Seite braucht gar nicht viel. Sie soll dir ja Fokus geben, keine neue Ablenkung sein. Bei mir sind außer den Aufgaben noch drauf:

• meine Wochen- und Monatsziele, damit ich sie jeden Tag sehe
• eine Win-the-Day-Aufgabe – die eine Aufgabe, die den Tag zum guten Tag macht, wenn sie erledigt ist
• ein kleines Journal
• die Notizen, die heute neu dazugekommen sind
• die Weekly Updates mit meinem Mann, der gleichzeitig auch mein Mitarbeiter ist

Wenn ein Tag zu kurz ist: Nimm eine Woche

Vielleicht denkst du jetzt: „Ich kann gar nicht so genau planen, was ich an welchem Tag mache.”

Das hat mir eine Kundin auch mal gesagt. Sie wartet oft auf Rückmeldungen ihrer Kund:innen und weiß vorher natürlich nicht, wann die kommen. Ein fester Tagesplan hat für sie deshalb nicht funktioniert.

Ihre Lösung: Sie plant pro Woche. Jeden Morgen schaut sie, welche Aufgaben dieser Woche sie heute schon erledigen kann, weil sie dort auf nichts mehr wartet.

Das funktioniert genauso gut. Aber: größer als eine Woche würde ich den Zeitraum nicht machen! Sonst stehst du wieder vor genau der langen Liste, die du ja eigentlich loswerden willst.

Ob Tag oder Woche: Entscheidend ist, dass du morgens nicht vor deinem kompletten Aufgabenberg sitzt, sondern nur vor dem, was jetzt dran ist.

Ich weiß, dass das gerade bei selbst gewählten Projekten ohne externe Deadline schwer sein kann. Bei mir sind das gefühlt 95% aller Aufgaben. Trotzdem: Probier’s mal aus. Es nimmt so viel Druck raus, wenn du morgens nicht erst überlegen musst, was du heute eigentlich machst.

Hebel 2: Die Wochenreview

Die Heute-Seite funktioniert nur, wenn jede Aufgabe ein Datum hat. Und dafür, dass jede Aufgabe ein Datum hat – und es auch nach einem chaotischen Tag noch stimmt –, sorgt der zweite Hebel: die Wochenreview.

Im Idealfall hast du eine Review für jeden Zeitraum: Tag, Woche, Monat, Quartal. Darauf kannst du gern hinarbeiten.

Wenn du aber bisher noch gar keine Reviews machst, fang mit der Wochenreview an. Das ist der größte Hebel. Einmal pro Woche schaust du bewusst zurück und planst die nächste Woche. Eine Woche im Voraus zu planen, klappt in so gut wie jedem Business (und falls es bei dir nicht klappt, lohnt sich genau da ein genauerer Blick).

Meine Wochenreview besteht aus drei Blöcken: Aufräumen, Reflektieren, Planen.

1. Aufräumen: Offene Aufgaben neu terminieren

Diesen Schritt würde ich dir wirklich ans Herz legen.

Du wirst nie alle eingeplanten Aufgaben schaffen, das ist völlig normal. Mal hast du dich verschätzt, mal hat etwas länger gedauert, mal kam etwas Ungeplantes dazwischen.

Die Frage ist nur: Was passiert mit diesen Aufgaben?

In meiner Wochenreview hab ich eine Ansicht, die mir alle Aufgaben aus dieser Woche zeigt, die noch nicht erledigt sind. Hab ich am Freitag meinen Newsletter nicht geschafft, taucht er am Wochenende genau dort auf. Dann entscheide ich: Muss trotzdem gemacht werden, also auf Montag damit.

Das dauert insgesamt vielleicht 1-2 Minuten. Aber genau diese paar Minuten sorgen dafür, dass keine Aufgabe mehr im Notion-Nirvana verschwindet.

Im gleichen Schritt räume ich übrigens auch in meinen Ressourcen und Notizen in Notion auf.

2. Reflektieren: Anerkennen, was du geschafft hast

Danach schau ich mir an, welche Aufgaben und Meilensteine ich diese Woche erledigt hab. Das ist kein Pflichtprogramm, sondern bewusst Raum, um anzuerkennen, was alles passiert ist – geht im Alltag nämlich ziemlich schnell unter.

3. Planen: Die kommende Woche im Detail

Jetzt kommt der entscheidende Teil. Ich setze mir 2-3 Ziele für die kommende Woche und gleiche sie mit meinen Monats- und Quartalszielen ab.

Danach plane ich die Aufgaben für die Woche ein. Dafür nutze ich eine Kalenderansicht meiner Aufgaben-Datenbank, weil ich dort direkt das Datum setzen und Aufgaben per Drag-and-drop verschieben kann.

Grob für den Monat, im Detail für die Woche

Mein Kalender ist meistens schon für den ganzen Monat gefüllt. Das kommt aus meiner Monatsreview: Zu Monatsbeginn mache ich einen groben Plan, um meine Kapazitäten einzuschätzen.

In der Wochenreview geh ich dann ins Detail. Ist etwas dazugekommen, das ich bei der Monatsplanung noch nicht auf dem Schirm hatte? Muss etwas verschoben werden? Ich versuche, einen möglichst realistischen Plan für die Woche zu machen. Das klappt nicht immer zu 100%, aber es ist das Ziel.

Danach muss ich mich nämlich unter der Woche nicht mehr um die Planung kümmern. Ich setz mich morgens hin, öffne meine Heute-Seite und arbeite ab, was dort steht. Easy!

Wie meine Reviews für Tag, Woche, Monat und Quartal zusammenspielen, zeig ich dir ausführlicher im Artikel über 4 Notion-Systeme für ein erfolgreiches Jahr.

Fazit: Planen, dann darauf vertrauen

Zusammengefasst:

• Die Wochenreview legt fest, wann welche Aufgabe dran ist, und fängt alles auf, was liegen geblieben ist.
• Die Heute-Seite blendet alles aus, was heute nicht wichtig ist.

Klingt simpel, ist im Alltag definitiv nicht immer einfach. Aber probier es mal ein paar Wochen aus! Ich bin ziemlich sicher, dass du deine To-dos danach mit ganz anderen Augen siehst.

Wenn du dir dein Notion-System nicht allein zusammenbauen willst: In der Notion-Formel baust du genau so ein System Schritt für Schritt für dein Business auf. Die Version 2.0 startet im November. Auf der Warteliste erfährst du als Erste, wann es losgeht.