Die 3 + 1 Datenbanken, mit denen dein Notion-System startet

Du hast dich für Notion entschieden, öffnest die App – und dann? Leere Seite, ein blinkender Cursor und tausend Möglichkeiten.

Genau an diesem Punkt bleiben viele hängen. Das hat nichts damit zu tun, dass du “technisch” zu unbegabt bist oder sonst irgendwas – eben weil es tausend Möglichkeiten gibt, ist es wirklich schwierig, einen Anfang zu finden.

Meine Antwort darauf ist ziemlich klar: Egal, wie dein Business aussieht – fang mit drei festen Datenbanken an. Projekte, Aufgaben und Notizen. Dazu kommt eine vierte, die du dir passend zu deinem Business aussuchst, also 3 + 1.

Das ist der schnellste Weg, Notion wirklich jeden Tag als Schaltzentrale zu nutzen. Alles andere kannst du später ergänzen!

Kurz gesagt:

1. Projekte – Vorhaben mit klarem Ende. Sie bündeln deine Aufgaben und zeigen dir, ob deine Kapazität reicht.
2. Aufgaben – jede Aufgabe gehört zu einem Projekt und bekommt ein Datum, an dem du daran arbeitest.
3. Notizen – wird immer im Kontext genutzt, also verknüpft mit einem Projekt, einer Aufgabe oder einem Produkt.

+1 – eine flexible Datenbank für das, was in deinem Business gerade am wichtigsten ist: z.B. Content oder Kund:innen.

Im Video zeig ich dir alle vier Datenbanken:

Warum gerade diese Datenbanken?

Ganz einfach: Weil du mit ihnen ab Tag 1 arbeiten kannst.

Sobald Projekte und Aufgaben in Notion liegen, ist dein Arbeitsalltag abgebildet. Du siehst, was heute ansteht, und weißt, wozu es gehört. Die Notizen sorgen dafür, dass Ideen, Meeting-Notizen und Recherchen nicht irgendwo verstreut liegen, sondern da, wo sie hingehören.

Und genau das empfehle ich auch allen Kund:innen in der Notion-Formel: Wer startet, konzentriert sich erstmal auf Projekte und Aufgaben. Wenn das läuft, hast du tatsächlich schon richtig viel gewonnen.

(Falls du dich gerade fragst, was eigentlich der Unterschied zwischen einer Seite und einer Datenbank ist: Die Grundlagen dazu findest du in meinem Guide zu Notion-Datenbanken.)

Datenbank 1: Projekte

Ein Projekt ist für mich ein Vorhaben, das über einen gewissen Zeitraum läuft und ein klares Ende hat, z.B. ein Launch, ein neues Freebie oder ein Website-Relaunch.

Die Projekte-Datenbank erfüllt zwei Aufgaben:

• Sie ist der Container für deine Aufgaben. Wenn du ein Projekt einmal definiert hast, kannst du im nächsten Schritt überlegen, welche Aufgaben dazugehören.
• Sie hilft dir bei der Kapazitätsplanung. Du siehst, welche Projekte gerade laufen, was als Nächstes kommt und wie viel freie Kapazitäten du noch hast (oder eben auch nicht).

Ich schau auf meine Projekte vor allem auf zwei Arten. In meiner Roadmap sind sie nach Status sortiert: in Arbeit, als Nächstes, geplant. Und dann gibt’s noch die Timeline-Ansicht.

Die Projekte-Datenbank ist ehrlich gesagt der einzige Ort, an dem ich diese Timeline-Ansicht wirklich nutze. Hier seh ich sofort: Von wann bis wann läuft was? Und laufen gerade 10 Dinge gleichzeitig, obwohl ich nur Kapazität für drei hab?

Verschiebt sich ein Projekt, zieh ich den Balken einfach weiter. Easypeasy.

Die wichtigsten Eigenschaften für Projekte

• Status – z.B. in Arbeit, als Nächstes, geplant, pausiert
• Zeitraum – von wann bis wann du das Projekt planst
• Richtung – zahlt das Projekt auf mehr Umsatz, mehr Reichweite oder zufriedenere Kund:innen ein?
• Monat und Quartal, Priorität, Kategorie und das verknüpfte Produkt

Die Richtung ist mir besonders wichtig. Ich nenn das mein 3R-Framework: Jedes Projekt und jede Aufgabe in deinem Business sollte in eine dieser drei Richtungen gehen. Denn das ist es, was ein Business erfolgreich macht.

Ein Beispiel von mir: Gerade baue ich die Notion-Formel 2.0. Das Projekt hat primär die Richtung „zufriedenere Kund:innen”, weil die Teilnehmer:innen damit schneller zu ihrem Ergebnis kommen. Das Launch-Projekt hingegen hat die Richtung “mehr Umsatz”.

Datenbank 2: Aufgaben

Projekte und Aufgaben funktionieren nicht ohne einander. Ein Projekt ohne Aufgaben bleibt eine Idee, und Aufgaben ohne Projekt sind eine endlose Liste ohne Zusammenhang.

Bei mir gilt deshalb eine einfache Regel: Jede Aufgabe gehört zu einem Projekt.

„Und was ist mit Dingen, die nie aufhören?”, fragst du jetzt vielleicht – dafür gibt’s Projekte mit dem Status Ongoing. Mein Content ist so ein Fall. Die Aufgabe „Video aufnehmen” hängt bei mir am Dauerprojekt „S&F Content”.

Die eine Eigenschaft, die deine Aufgaben rettet: „Geplant für”

Neben Status und Projekt-Verknüpfung gibt es eine Eigenschaft, ohne die meine Aufgaben schlicht untergehen würden: das Datum „Geplant für”.

Das ist keine Deadline. Es ist der Tag, an dem ich an der Aufgabe arbeiten will.

Externe Deadlines hab ich sowieso kaum. Aber sagen wir, eine Aufgabe soll bis Ende Oktober erledigt sein, weil ich spätestens dann das zugehörige Projekt abschließen will oder weil noch andere Aufgaben daran hängen. Dann plane ich sie vielleicht für den 14. ein – und hab noch Puffer, falls es an dem Tag nicht klappt.

Eine Aufgabe ohne Datum wird bei mir nicht gemacht. So einfach ist das. 🤷🏼‍♀️ (Und ich vermute, bei dir ist das gar nicht so anders.)

Mit diesem Datum landen die Aufgaben dann automatisch auf meiner Heute-Seite. Wie das genau funktioniert, zeig ich dir im Artikel über die 2 Hebel, mit denen du alle To-dos in Notion überblickst.

Datenbank 3: Notizen

Die dritte Datenbank ist die Notizen-Datenbank. Und hier gibt es eine Sache, die ich dir unbedingt mitgeben will:

Notizen stehen nie für sich allein. Sie haben immer einen Kontext.

Eine Notiz gehört zu einem Projekt, zu einer Aufgabe oder zu einem Produkt. Aus einer Produkt-Notiz wird später vielleicht ein Projekt. Deshalb zeig ich meine Notizen auch nicht auf einer separaten Seite an, sondern direkt dort, wo ich sie brauche.

Für die Notion-Formel 2.0 liegen auf der Projektseite zum Beispiel meine Ideen für Änderungen, der Leitfaden für die Kund:innen-Interviews, die Änderungen, die sich aus dem Feedback ergeben haben, und eine Liste der Testkund:innen.

Die wichtigsten Eigenschaften für Notizen

• Seiteninhalt – das ist die eigentliche Notiz
• Typ – Brainstorming, Idee, Meeting …
• Status – z.B. „Referenz” oder „Archiv”, wenn du die Notiz gerade nicht mehr brauchst (damit es schön übersichtlich bleibt)
• Verknüpfungen – zu Projekten, Aufgaben und Produkten

Die Verknüpfungen sind bei den Notizen das Entscheidende. Bei mir hängen viele Notizen inzwischen auch an Themen oder Ressourcen. Das sind Datenbanken, die du später ergänzen kannst. Für den Start reichen Projekte und Aufgaben.

Die +1: Deine flexible Datenbank

Die ersten drei sind fix. Die würde ich an deiner Stelle genau so übernehmen.

Die vierte Datenbank suchst du dir danach aus, was in deinem Business gerade am wichtigsten ist:

• Content ist dein Fokus? Dann nimm eine Content-Datenbank dazu – für Ideen, Redaktionsplan und alles, was du veröffentlichst.
• Du arbeitest als Freelancer:in viel 1:1 mit Kund:innen? Dann nimm eine Kunden-Datenbank. So kannst du Notizen, transkribierte Meetings, Aufgaben und Projekte direkt der jeweiligen Kundin zuordnen.

Frag dich einfach: Worauf will ich gerade den Fokus legen? Die Antwort ist deine +1.

Und dann? Erst ins Laufen bringen, dann erweitern

Wenn deine vier Datenbanken stehen, ist der nächste Schritt nicht die fünfte, sondern:

1. die Eigenschaften anlegen, die du wirklich brauchst
2. die Datenbanken miteinander verknüpfen
3. erste Dashboards bauen, auf denen du damit arbeitest

Erst wenn das im Alltag läuft, lohnt es sich zu erweitern. Niemand sagt, dass dann Schluss ist, ganz im Gegenteil. Aber dein System wächst so aus einem stabilen Fundament heraus, nicht aus 15 halb eingerichteten Datenbanken. :)

Wie viele Datenbanken du am Ende brauchst und woran du erkennst, ob eine neue sinnvoll ist, erkläre ich übrigens in diesem Video.

Fazit: Projekte, Aufgaben, Notizen +1

Wenn du mit Notion startest, brauchst du keine 20 Templates und keinen perfekten Plan. Du brauchst ein Fundament:

• Projekte, um deine Vorhaben und deine Kapazität im Blick zu behalten
• Aufgaben, die immer zu einem Projekt gehören und ein Datum haben
• Notizen, die mit ihrem Kontext verknüpft sind
• +1 – die Datenbank, die den Kern deines Business trifft

Von da aus kannst du in jede Richtung weiterbauen.

Und wenn du dabei nicht allein bauen willst: Genau dafür gibt es die Notion-Formel! Die neue Version 2.0 startet im November. Auf der Warteliste erfährst du als Erste, wann es losgeht.