Alle Notion-Begriffe, einfach erklärt.

Abhängigkeiten verknüpfen Aufgaben in einer Reihenfolge: Aufgabe B kann erst starten, wenn Aufgabe A fertig ist. Verschiebt sich A, verschiebt Notion B automatisch mit. Besonders nützlich in der Timeline-Ansicht, wenn ein Projekt aus aufeinander aufbauenden Schritten besteht.

Der Admin (oder Workspace-Owner) ist die Person mit den meisten Rechten: Sie verwaltet Mitglieder, Abrechnung, Sicherheit und die Einstellungen des Workspaces. In deinem eigenen Workspace bist das ganz selbstverständlich du.

Die Anweisungsseite ist eine ganz normale Notion-Seite, auf der du festlegst, wie sich ein Custom Agent (oder die Notion KI) verhalten soll – also was sein Auslöser ist und welche Schritte er ausführt. Du schreibst die Anleitung einmal auf, und der Agent hält sich bei jedem Durchlauf daran.

Die API ist eine technische Schnittstelle, über die andere Programme automatisch Inhalte aus deinem Notion lesen und hineinschreiben können. Du brauchst sie nur, wenn du Notion mit eigenen Tools oder Automationen tiefer verzahnen willst – für den Alltag musst du dich darum nicht kümmern.

Die Aufzählungsliste reiht Punkte ohne feste Reihenfolge auf – jeder Eintrag bekommt einen Aufzählungspunkt davor. Genau das Richtige, wenn du einfach Dinge sammelst, bei denen die Reihenfolge keine Rolle spielt.

Mit der Auswahl-Eigenschaft wählst du genau einen Wert aus einer Liste, die du dir selbst anlegst – zum Beispiel eine Kategorie oder eine Priorität. Jede Option bekommt eine Farbe, was die Datenbank auf einen Blick lesbar macht. Pro Eintrag ist hier nur eine Option möglich.

Automationen sind Wenn-dann-Regeln, die dir wiederkehrende Handgriffe abnehmen: „Wenn eine Aufgabe auf erledigt gesetzt wird, dann trage das heutige Datum ein." Sie laufen still im Hintergrund und sind der Einstieg, um Notion für dich arbeiten zu lassen, statt umgekehrt.

Backlinks zeigen dir automatisch, welche anderen Seiten auf die aktuelle Seite verlinken. So siehst du sofort, in welchem Zusammenhang eine Seite steht und wo überall darauf Bezug genommen wird – dein Notion-Wissen vernetzt sich wie von selbst.

Mit einem Tastenkürzel (Strg/Cmd + P) öffnest du eine kleine Such-Box, über die du jede Seite findest und durch deinen ganzen Workspace springst – ohne die Maus. Wenn dein Notion größer wird, ist das der schnellste Weg, um genau dort zu landen, wo du hinmöchtest.

Eine Benutzergruppe fasst mehrere Personen unter einem Namen zusammen – etwa „Marketing" oder „Freelancer". Statt jeder Person einzeln Rechte zu geben, vergibst du sie für die ganze Gruppe auf einmal. Vor allem in größeren Teams ein echter Zeitsparer.

Am unteren Rand jeder Datenbank-Spalte kannst du eine schnelle Berechnung einblenden – etwa die Summe aller Beträge, die Anzahl der Einträge oder den Durchschnitt. Ein Klick, und du hast die wichtigste Kennzahl, ganz ohne echte Formel.

Berechtigungen legen fest, wer was darf: nur ansehen, kommentieren, bearbeiten oder sogar selbst weiter teilen. So behältst du die Kontrolle darüber, wer wie tief in deine Inhalte eingreifen kann – wichtig, sobald Kund:innen oder Freelancer:innen mit reinschauen.

Der Block ist das kleinste Bau-Element in Notion – stell ihn dir wie einen einzelnen Lego-Stein vor. Jede Textzeile, jedes Bild, jede Tabelle ist ein Block. Du kannst Blöcke per Maus greifen, neu anordnen, ineinander schachteln und sogar von einem Typ in einen anderen umwandeln. Genau das ist die Idee hinter Notion: Du baust dir dein System aus einzelnen Bausteinen selbst zusammen, so als würdest du mit Lego bauen.

Die Board-Ansicht stellt deine Einträge als Karten in Spalten dar – das bekannte Kanban-Prinzip mit „To-do", „In Arbeit", „Erledigt". Du schiebst eine Karte per Drag and Drop von einer Spalte in die nächste. Wunderbar visuell und motivierend, um Fortschritt im Blick zu behalten.

Ein Breadcrumb zeigt dir den Pfad, wo du dich gerade befindest – also welche Seiten über der aktuellen liegen, ähnlich der Zeile „Start › Blog › Artikel". So verlierst du in tief verschachtelten Strukturen nie den Überblick, wo du eigentlich bist.

Der Business-Plan richtet sich an wachsende Unternehmen und enthält unter anderem die volle Notion-AI-Nutzung, die unternehmensweite KI-Suche und zusätzliche Sicherheitsfunktionen. Relevant, wenn aus dir und deinem Notion ein größeres Team wird.

Die Button-Eigenschaft setzt in jede Zeile deiner Datenbank einen kleinen Knopf, der eine festgelegte Aktion auslöst – etwa den Status auf „Erledigt" setzen oder eine Unteraufgabe anlegen. Damit machst du wiederkehrende Handgriffe zu einem einzigen Klick.

Ein Button ist ein klickbarer Knopf, der eine vorab festgelegte Aktion auslöst – zum Beispiel eine neue Aufgabe nach Vorlage anlegen oder mehrere Blöcke auf einmal einfügen. Damit automatisierst du wiederkehrende Handgriffe und sparst dir tippen. Ein Klick statt fünf Schritte.

Ein Callout ist ein farbig hinterlegter Kasten mit einem Icon davor – gedacht, um etwas Wichtiges hervorzuheben. Genau wie dieser eine Tipp, den niemand übersehen soll. Wunderbar für Hinweise, Warnungen oder kleine Merksätze, die aus dem Text herausstechen sollen.

Der Code-Block stellt Programmcode sauber und mit farbiger Hervorhebung dar – in der Schriftart, die man von Code kennt. Für dich als Solopreneurin selten nötig, aber praktisch, wenn du dir mal einen Code-Schnipsel oder einen KI-Prompt unverändert merken willst.

Das Cover ist das große Titelbild am Kopf einer Seite, das Icon das kleine Symbol oder Emoji direkt daneben. Beide sind reine Deko – aber eine, die richtig hilft: Mit einem passenden Icon erkennst du deine Seiten in der Sidebar viel schneller, und ein schönes Cover macht dein Notion einfach freundlicher.

Custom Agents gehen einen Schritt weiter als der Notion Agent: Sie arbeiten völlig selbstständig und werden durch einen Trigger (Auslöser) gestartet – etwa einen Zeitplan, eine neue Seite in einer Datenbank oder eine eingehende E-Mail. Das kannst du dir vorstellen wie ein Teammitglied, das jeden Montagmorgen deine wichtigsten Kennzahlen zusammenträgt, ohne dass du es jedes Mal darum bitten musst.

Rein technisch ist ein Dashboard nichts anderes als eine Seite in Notion. Das Besondere: Du sammelst darauf alle Informationen, Daten und Inhalte für einen bestimmten Zweck, sodass du das Wichtige im jeweiligen Kontext auf einen Blick beisammen hast. Stell es dir wie eine Schaltzentrale für dein Business vor – ich nenne meine zum Beispiel „CEO Hub".

Die Dashboard-View ist eine neuere Datenbank-Ansicht, in der du mehrere Auswertungen und Diagramme deiner Daten kompakt auf einer Fläche zusammenstellst – wie ein kleines Cockpit für eine einzelne Datenbank. Praktisch, wenn du Kennzahlen auf einen Blick sehen willst, ohne dir die Einträge einzeln anzuschauen.

Du kannst Dateien, Bilder, Videos und Audio direkt auf einer Seite einfügen und anzeigen – per Hochladen oder Link. So liegt alles, was zu einem Thema gehört, an einem Ort beieinander, statt verstreut auf der Festplatte.

Diese Eigenschaft hängt Dateien, Bilder oder Links direkt an einen Eintrag – etwa eine Rechnung an einen Auftrag oder ein Vorschaubild an ein Produkt. So liegt das passende Dokument immer genau dort, wo es hingehört.

Eine neu angelegte Datenbank sieht erstmal aus wie eine ganz normale, zweidimensionale Tabelle – es ist aber so viel mehr möglich als das! In Wahrheit ist es eine schlaue Sammlung von Seiten, die alle nach demselben Muster aufgebaut sind: Jede Zeile ist ein eigener Eintrag, also eine kleine Seite für sich. Du kannst sie filtern, sortieren, gruppieren und auf ganz verschiedene Arten anzeigen. Die richtige Magie von Notion entsteht erst durch die Datenbanken – damit baust du alles von der Aufgabenliste bis zum CRM.

Eine Automation ist eine Wenn-dann-Regel in deiner Datenbank: Wenn etwas passiert (z. B. ein Status wechselt auf „Erledigt"), dann tut Notion automatisch etwas (z. B. setzt das Erledigt-Datum). So nimmt dir die Datenbank kleine Routine-Handgriffe ab, ohne dass du daran denken musst.

Eine Datenbank-Vorlage (oft auch Template genannt) ist ein Muster für neue Einträge: Sobald du einen neuen Eintrag anlegst, ist er schon mit deiner Wunsch-Struktur vorausgefüllt – etwa eine Meeting-Notiz mit fertigen Abschnitten für Teilnehmer, Themen und nächste Schritte. Beim Bearbeiten erkennst du eine Vorlage am beigen Balken oben. So musst du das Gerüst nie wieder von Hand bauen.

Die Datum-Eigenschaft hält einen Termin fest – ein einzelnes Datum oder einen Zeitraum, auf Wunsch mit Uhrzeit und Erinnerung. Sie ist die Grundlage für die Kalender- und Timeline-Ansicht und damit dein wichtigstes Feld für alles, was mit Zeit zu tun hat.

Mit speziellen Formel-Funktionen rechnest du mit Datumswerten – etwa „wie viele Tage liegen zwischen Start und Ende?" oder „welches Datum ist in zwei Wochen?". Damit baust du dir automatische Countdowns und Fristen-Warnungen, die dich rechtzeitig erinnern.

Mit Deep Research geht die Notion KI für dich richtig in die Tiefe: Du aktivierst den Recherchemodus, und sie sammelt Informationen, prüft mehrere Quellen und schreibt daraus einen ausführlichen Bericht. Wie Deep Research bei ChatGPT oder Perplexity – nur mit dem Unterschied, dass auch dein eigener Notion-Workspace durchsucht wird.

Die Diagramm-Ansicht verwandelt deine Datenbank-Zahlen in ein Bild – als Balken-, Linien- oder Donut-Diagramm. So erkennst du Trends und Verhältnisse auf einen Blick, statt dich durch Zahlenkolonnen zu wühlen.

Diagramme machen deine Datenbank-Zahlen sichtbar – als Balken, Linien oder Donut. Du kannst sie als eigene Ansicht nutzen oder als Block auf ein Dashboard setzen. So wird aus trockenen Zahlen ein Bild, das du sofort verstehst.

Drag and Drop heißt: Du greifst einen Block oder eine Seite mit der Maus und ziehst sie einfach an eine neue Stelle. In Notion lässt sich so gut wie alles per Drag and Drop umsortieren – das macht das Umräumen deiner Inhalte angenehm intuitiv, fast wie Zettel auf einem Schreibtisch verschieben.

Duplizieren erstellt eine exakte Kopie einer Seite, eines Blocks oder einer ganzen Datenbank – inklusive aller Inhalte. Super praktisch, wenn du etwas Aufgebautes als Ausgangspunkt für etwas Neues nehmen willst, statt es noch einmal von Hand zu bauen.

Die E-Mail-Eigenschaft speichert eine E-Mail-Adresse – mit einem Klick öffnest du direkt eine neue Mail an diese Adresse. Ideal für eine Kontakt- oder Kund:innen-Datenbank.

Mehrere Personen können dieselbe Seite gleichzeitig bearbeiten und sehen die Änderungen der anderen sofort – ähnlich wie in einem Google Doc. Schluss mit dem Hin- und Herschicken von Dateiversionen: Alle arbeiten immer am selben, aktuellen Stand.

Eine Eigenschaft ist ein Info-Feld an einem Datenbank-Eintrag – also die Spalten deiner smarten Tabelle. Eine Aufgabe hat zum Beispiel die Eigenschaften „Status", „Fälligkeitsdatum" und „Priorität". Über die Eigenschaften beschreibst du jeden Eintrag, und genau sie machen Filter, Sortierungen und Berechnungen möglich.

Eine Einbettung holt externe Inhalte live in deine Notion-Seite – zum Beispiel ein Figma-Design, ein Miro-Board, eine Google-Map oder ein PDF. Du arbeitest mit dem fremden Tool direkt in Notion, ohne den Tab wechseln zu müssen. Notion wird so zur zentralen Sammelstelle.

Die eindeutige ID vergibt automatisch eine fortlaufende Nummer an jeden Eintrag – auf Wunsch mit einem Kürzel davor, z. B. „RECH-001". Ideal, um Rechnungen, Tickets oder Aufträge sauber durchzunummerieren, ohne selbst zählen zu müssen.

Die einfache Tabelle ist ein schlichtes Raster aus Zeilen und Spalten – rein zur Darstellung, ganz ohne die Funktionen einer Datenbank. Genau richtig, wenn du nur kurz etwas gegenüberstellen willst und keine Filter, Sortierungen oder Ansichten brauchst.

Der Enterprise-Plan ist Notions größter Tarif für große Organisationen – mit erweiterten Sicherheits-, Verwaltungs- und Compliance-Funktionen. Für Solopreneur:innen praktisch nie nötig, aber gut zu wissen, dass es ihn gibt.

Diese Eigenschaft hält automatisch fest, wann ein Eintrag angelegt wurde – ganz ohne dein Zutun. Praktisch, um z. B. die neuesten Einträge nach oben zu sortieren.

Diese Eigenschaft notiert automatisch, wer einen Eintrag erstellt hat. Im Team hilfreich, um nachzuvollziehen, von wem etwas stammt – solo eher unwichtig.

Mit „@" erwähnst du mitten im Text eine Person, eine andere Seite, ein Datum oder eine Erinnerung. Eine erwähnte Seite wird zum klickbaren Link, eine erwähnte Person bekommt eine Benachrichtigung. So verknüpfst du Inhalte ganz nebenbei beim Schreiben.

Mit „@" erwähnst du eine Person, eine Seite oder ein Datum. Erwähnst du jemanden, bekommt diese Person eine Benachrichtigung – ideal, um in der Zusammenarbeit gezielt jemanden auf etwas aufmerksam zu machen, ohne extra eine E-Mail zu schreiben.

Favoriten sind die Seiten, die du mit einem Stern markierst, damit sie ganz oben in der Sidebar auftauchen. So hast du deine wichtigsten Seiten – dein Dashboard, deine Aufgabenliste – immer mit einem Klick griffbereit, ohne sie jedes Mal suchen zu müssen.

Die Feed-Ansicht zeigt deine Einträge als chronologischen Stream – ähnlich wie ein Social-Media-Feed, das Neueste zuerst. Schön für Updates, Notizen oder ein kleines internes Logbuch, das von oben nach unten erzählt, was passiert ist.

Ein Filter blendet nur die Einträge ein, die deine Bedingung erfüllen – zum Beispiel „nur offene Aufgaben" oder „nur Projekte von mir". Der Rest bleibt vorhanden, ist nur gerade ausgeblendet. So zeigst du dir genau das, was im Moment wichtig ist, und blendest das Rauschen aus.

Die Formel-Eigenschaft berechnet automatisch einen Wert aus anderen Eigenschaften – etwa „Tage bis zur Deadline" oder „Preis mal Menge". Das ist der Punkt, an dem deine Datenbank anfängt, selbst mitzudenken. Keine Sorge, du musst kein Mathe-Profi sein: Schon einfache Formeln nehmen dir viel Arbeit ab.

Die Formular-Ansicht zeigt deine Datenbank als ausfüllbares Formular. Jemand trägt etwas ein, und die Antwort landet automatisch als neuer Eintrag in der Datenbank – ideal, um Anfragen, Feedback oder Anmeldungen zu sammeln. (Siehe auch „Formulare" unter Erweitert.)

Mit Notion Forms baust du ein eigenes Formular, dessen Antworten direkt in einer Notion-Datenbank landen. Perfekt, um Anfragen, Anmeldungen, Feedback oder Umfragen zu sammeln – und alles fließt sauber sortiert dort hin, wo du damit weiterarbeitest.

Der Free-Plan ist Notions Gratis-Tarif – und der ist erstaunlich großzügig. Als Einzelperson bekommst du unbegrenzt Seiten und Blöcke und alle Kernfunktionen. Für die meisten Solopreneur:innen reicht der Free-Plan, um richtig loszulegen, ganz ohne erst Geld auszugeben.

Die Galerie-Ansicht zeigt deine Einträge als Karten mit großem Vorschaubild, in einem Raster angeordnet – wie eine Pinnwand. Genau richtig für alles Visuelle: Moodboards, Produkte, Rezepte oder deinen Content.

Eine Datenbank als „Ganze Seite" nimmt eine eigene, komplette Seite für sich allein ein – ohne anderen Inhalt drumherum. Beim Anlegen hast du immer die Wahl: Inline (mitten auf einer Seite) oder Ganze Seite. Letzteres ist praktisch für deine großen, zentralen Datenbanken wie „Alle Aufgaben" oder „Alle Projekte", die du an verschiedenen Stellen wieder einblendest.

Ein Gast ist jemand von außen, dem du Zugriff auf einzelne Seiten gibst, ohne ihn gleich zum vollen Workspace-Mitglied zu machen. Perfekt für Kund:innen oder Freelancer:innen, die nur an einem bestimmten Bereich mitarbeiten sollen – den Rest deines Notion sehen sie nicht. Wichtig fürs Budget: Gäste sind keine zahlenden Mitglieder. Wenn du solo arbeitest und nur Gäste einlädst, zahlst du deinen Tarif weiterhin nur einmal.

Mit der Gruppierung fasst du Einträge nach einem gemeinsamen Wert zusammen – etwa alle Aufgaben nach Status oder alle Kund:innen nach Region. Jede Gruppe wird zu einem eigenen aufklappbaren Block. So bringst du auf einen Schlag Struktur in eine lange, unübersichtliche Liste.

Mit dem Veröffentlichen machst du eine Notion-Seite als echte Webseite im Internet zugänglich – jede:r mit dem Link kann sie ansehen, ganz ohne Notion-Account. So teilst du im Handumdrehen ein Freebie, ein Wiki oder eine kleine Landingpage mit der Welt.

Mit Import holst du Inhalte aus anderen Tools nach Notion, mit Export ziehst du deine Notion-Inhalte heraus – etwa als PDF, Markdown oder CSV. So bist du nie eingesperrt: Deine Daten gehören dir und können kommen und gehen, wie du es brauchst.

Das Inhaltsverzeichnis erzeugt automatisch eine anklickbare Übersicht aller Überschriften deiner Seite – und aktualisiert sich von selbst, sobald du eine Überschrift hinzufügst. Auf langen Seiten springst du damit direkt zum gewünschten Abschnitt.

Eine Inline-Datenbank sitzt mitten auf einer Seite, zusammen mit anderem Inhalt darüber und darunter. So baust du dir ein Dashboard, auf dem Text, Notizen und eine Datenbank ganz selbstverständlich nebeneinander leben.

Integrationen verbinden Notion mit anderen Tools – Slack, Google Drive, Zapier, Make und viele mehr. So fließen Informationen zwischen deinen Apps hin und her, und Notion wird zur Drehscheibe deines digitalen Arbeitsalltags.

Die Kalender-Ansicht ordnet deine Einträge anhand eines Datums in einen Monats- oder Wochenkalender ein. Ideal für Content-Pläne, Termine oder Redaktionskalender – alles, was du am liebsten als „echten" Kalender vor dir hast.

Mit KI-Auto-Ausfüllen (der Autofill-Funktion) füllt die Notion KI eine Datenbank-Eigenschaft von selbst – etwa eine kurze Zusammenfassung, eine Übersetzung oder passende Schlagworte aus dem Seiteninhalt. So sparst du dir das händische Eintragen wiederkehrender Infos für jeden einzelnen Eintrag.

KI-Konnektoren verbinden Notion mit anderen Diensten wie Slack, Gmail, Google Drive oder Microsoft Teams. Dadurch kann die Notion KI auch die Inhalte aus diesen Tools mitlesen und durchsuchen – dein Wissen aus verschiedenen Apps wird so an einer Stelle abfragbar.

Die KI-Suche findet Antworten nicht nur in Notion, sondern auch in verbundenen Tools wie Slack oder Google Drive (siehe KI-Konnektoren). So durchsuchst du mit einer einzigen Frage all deine Apps gleichzeitig – ohne ständig zwischen ihnen hin- und herzuspringen.

Die KI-Übersetzung überträgt deine Inhalte mit einem Klick in eine andere Sprache – direkt auf der Seite oder automatisch in einer Datenbank-Eigenschaft. Praktisch, wenn du mit internationalen Kund:innen arbeitest oder Inhalte zweisprachig brauchst.

Kommentare sind kleine Notizen, die du an eine ganze Seite oder an einen einzelnen Block heftest – ohne den eigentlichen Inhalt zu verändern. Perfekt für Feedback, Rückfragen oder kleine Erinnerungen an dich selbst, direkt an der richtigen Stelle.

Das Kontrollkästchen ist ein einfaches Ja/Nein-Feld zum Abhaken – „erledigt oder nicht", „bezahlt oder nicht". Schlicht, aber extrem nützlich, und eine super Grundlage für Filter wie „zeig mir nur das, was noch offen ist".

Ein Lesezeichen verwandelt einen nackten Link in eine hübsche Vorschau-Karte mit Titel, kurzer Beschreibung und Bild. Viel ansehnlicher als eine kahle URL – und auf einen Blick erkennt man, wohin der Link führt.

Ein Link-zu-Seite-Block ist ein Verweis auf eine bereits bestehende Notion-Seite, mitten in deinem Inhalt platziert. Anders als eine Unterseite erstellst du nichts Neues – du zeigst nur einen Wegweiser zu etwas, das es schon gibt.

Bei der Link-Freigabe erzeugst du einen teilbaren Link zu einer Seite und legst fest, was die Person damit darf. Jede:r mit dem Link kommt rein – ideal, um schnell etwas weiterzugeben, ohne erst einzeln einzuladen. Bei sensiblen Inhalten aber mit Bedacht einsetzen.

Die Listen-Ansicht ist die schlichteste Sicht: nur eine aufgeräumte Liste der Einträge mit Titel, fast ohne Drumherum. Ruhig und übersichtlich – perfekt, wenn dir die Tabelle zu voll ist und du nur die Titel im Blick haben willst.

Notion versteht Markdown – eine simple Tipp-Sprache zum Formatieren. Schreibst du zum Beispiel „# " vor eine Zeile, wird sie automatisch zur Überschrift; „* " macht einen Aufzählungspunkt. So formatierst du im Schreibfluss, ohne ständig zur Maus zu greifen.

Mit dem Gleichungs-Block schreibst du mathematische Formeln in schöner, professioneller Darstellung – egal ob als eigener Block oder mitten im Text. Nicht zu verwechseln mit der Formel-Eigenschaft in Datenbanken: Hier geht es ums Darstellen von Mathe, nicht ums Berechnen von Daten.

Über sogenannte MCP-Server (Model Context Protocol) verbindest du einen Custom Agent mit praktisch jedem externen Tool – vorausgesetzt, dafür gibt es einen MCP-Server. So kann dein Agent nicht nur in Notion, sondern auch in anderen Diensten Dinge erledigen. Ein eher technisches Thema, aber die Brücke zu wirklich mächtigen Workflows.

Die Meetingnotizen sind Notions integrierter Meeting-Recorder: Du fügst sie als Block auf einer Seite ein, und nach dem Gespräch bekommst du das komplette Transkript, eine Zusammenfassung und automatisch die nächsten Schritte (Action Items). So kannst du dich im Meeting voll aufs Gespräch konzentrieren, statt zu tippen.

Die Mehrfachauswahl funktioniert wie die Auswahl, nur kannst du hier mehrere Werte gleichzeitig vergeben – etwa mehrere Schlagworte zu einem Blogartikel. Praktisch immer dann, wenn ein Eintrag nicht in genau eine Schublade gehört.

Ein Mitglied ist eine vollwertige Person in deinem Workspace, mit Zugriff je nach Rolle und Bereich. Anders als ein Gast (der nur einzelne Seiten sieht) gehört ein Mitglied fest zum Workspace dazu. Gut zu wissen: Bei den Bezahltarifen zahlst du den Preis immer pro Mitglied im Workspace.

Der Notion Agent ist der KI-Assistent, den du über das Chat-Icon unten rechts erreichst. Du stößt ihn manuell an und gibst ihm per Chat Aufgaben – er hat dabei Zugriff auf deinen ganzen Workspace, kann Seiten zusammenfassen, Datenbanken aktualisieren oder Routineaufgaben abarbeiten. Anders als Custom Agents wartet er aber immer auf deinen Befehl, statt von selbst loszulegen.

Notion Calendar ist eine eigene Kalender-App, die deine Notion-Datenbanken und deinen Google-Kalender zusammenbringt. So hast du Termine und aufgabenbasierte Datenbanken an einem Ort – dein Tag auf einen Blick, ohne ständigen Tool-Wechsel.

Jeder Durchlauf eines Custom Agents verbraucht Notion Credits (auf Deutsch „Notion-Guthaben"). Wie viele, hängt davon ab, wie aufwändig die Aufgabe ist – eine kurze Zusammenfassung kostet weniger als das Durchsuchen mehrerer Datenbanken. Deinen Verbrauch siehst du jederzeit im Credit-Dashboard in den Notion-Einstellungen.

Die Notion KI ist die eingebaute künstliche Intelligenz, die direkt in deinen Seiten arbeitet: Sie schreibt Texte, fasst lange Inhalte zusammen, übersetzt, formuliert um und beantwortet Fragen. Der große Vorteil gegenüber ChatGPT oder Claude: Sie hat direkten Zugriff auf deinen ganzen Workspace, du musst ihr den Kontext also nicht jedes Mal neu hineinkopieren.

Notion Mail ist ein KI-gestützter E-Mail-Client, der dein Postfach selbst sortiert, Antworten vorschlägt und beim Planen von Terminen hilft. Gedacht für alle, die ihre Mails enger mit ihrem Notion-Arbeitsalltag verzahnen wollen.

Mit Notion Sites baust du aus deinen Notion-Seiten eine richtige Website – inklusive eigener Domain und SEO-Einstellungen. Für kleine, schnelle Web-Auftritte oder ein öffentliches Wiki reicht das oft völlig aus, ganz ohne separates Website-Tool.

Ein Worker ist im Prinzip ein kleines Programm, mit dem du die Kernfunktionalität von Notion erweiterst – um (fast) jede beliebige Funktion, die Notion von Haus aus nicht hat. Faustregel: Der Worker übernimmt den technischen, immer gleichen Teil (Daten holen, API ansprechen), die Notion KI den Teil, der Urteilsvermögen braucht. So ergänzen sich beide perfekt.

Ein:e Notion-Ambassador ist ein von Notion offiziell ausgezeichnetes Community-Mitglied, das anderen mit Wissen, Events und Ressourcen weiterhilft. (Kleiner Stolz am Rande: Ich bin selbst offizielle Notion-Ambassadorin. 🙂)

Die nummerierte Liste zählt deine Punkte automatisch durch – 1, 2, 3 und so weiter. Fügst du mittendrin etwas ein, rechnet Notion die Nummern von allein neu. Ideal für Schritt-für-Schritt-Anleitungen oder alles, wo die Reihenfolge zählt.

Löschst du eine Seite, ist sie nicht sofort weg – sie wandert erst in den Papierkorb. Von dort kannst du sie jederzeit wiederherstellen, falls du es dir anders überlegst. Erst wenn du den Papierkorb leerst, ist die Seite endgültig gelöscht. Ein beruhigendes Sicherheitsnetz.

Mit der Person-Eigenschaft weist du einem Eintrag ein Mitglied deines Workspaces zu – sichtbar mit Name und Profilbild. So ist sofort klar, wer wofür zuständig ist. Im Team unverzichtbar, solo nutzt du sie eher selten.

Der Plus-Plan ist der erste Bezahltarif, gedacht für kleine Teams. Er bringt mehr Gäste, einen längeren Versionsverlauf und unbegrenztes Hochladen von Dateien. Für viele Solo-Selbstständige der nächste Schritt, sobald das Business wächst.

Mit Q&A stellst du der Notion KI Fragen in normaler Sprache, und sie sucht die Antwort in deinem gesamten Workspace zusammen. „Wann war noch mal das Meeting mit Kundin X?" – statt selbst zu suchen, fragst du einfach. Je mehr Wissen in deinem Notion liegt, desto wertvoller wird das.

Ein Rollup holt sich Werte aus verknüpften Einträgen und fasst sie zusammen – etwa „Summe aller Aufgaben-Stunden eines Projekts" oder „Anzahl der offenen Aufgaben". Klingt erstmal kompliziert, ich weiß – aber Rollups arbeiten Hand in Hand mit Verknüpfungen und sind der Trick, mit dem ein Projekt auf einen Blick weiß, wie viel Prozent seiner Aufgaben schon erledigt sind.

Eine Seite ist ein leeres Blatt, das du mit allem füllen kannst, was du brauchst – Text, Bilder, To-do-Listen, ganze Datenbanken. Jede Seite kann außerdem weitere Seiten enthalten. So entsteht nach und nach deine ganz persönliche Struktur, vom kurzen Notizzettel bis zum kompletten Projekt-Cockpit.

Die Sidebar ist die Leiste am linken Rand – deine Schaltzentrale für die Navigation. Hier siehst du alle deine Seiten in ihrer Hierarchie, deine Favoriten, die Suche und den Papierkorb. Über sie springst du blitzschnell zwischen den Bereichen deines Workspaces hin und her.

Ein Skill ist eine dokumentierte, wiederverwendbare Arbeitsanweisung für die KI – vergleichbar mit einem SOP, nur eben für die KI statt für einen Menschen. In Notion ist ein Skill einfach eine Seite mit einer strukturierten Anleitung: Du erwähnst sie im Chat mit @, die KI liest sie und führt sie aus. In den Seiteneinstellungen kannst du einen Skill als „KI-Fähigkeit" markieren, damit die Notion KI ihn automatisch nutzt.

Tippst du einen Schrägstrich „/", öffnet sich ein Menü mit allen Block-Typen, die du einfügen kannst – Überschrift, To-do, Tabelle, Bild und so weiter. Der Slash-Befehl ist dein wichtigstes Werkzeug zum schnellen Arbeiten: Du musst nichts auswendig lernen, du tippst einfach „/" und wählst aus.

Die Sortierung bringt deine Einträge in eine Reihenfolge – etwa nach Datum, alphabetisch oder nach Priorität, auf- oder absteigend. So steht immer das oben, was zuerst deine Aufmerksamkeit verdient.

Mit Spalten ordnest du Blöcke nebeneinander an, statt nur untereinander. So baust du Layouts, bei denen zum Beispiel links Text und rechts ein Bild steht. Spalten sind dein wichtigstes Werkzeug, um ein Dashboard aufgeräumt und übersichtlich zu gestalten.

Mit der Sperr-Funktion schützt du eine Seite oder Datenbank vor versehentlichen Änderungen. Der Inhalt bleibt sichtbar und nutzbar, lässt sich aber nicht aus Versehen verschieben oder überschreiben. Ideal für fertig gebaute Systeme, an deren Aufbau du nicht ständig wieder ranwillst.

Mit der Spracheingabe sprichst du deine Anweisungen an die Notion KI einfach ein, statt sie zu tippen. Praktisch, wenn du unterwegs bist oder einen Gedanken schneller loswerden willst, als du ihn schreiben kannst.

Die Status-Eigenschaft ist eine spezielle Auswahl, die deine Optionen in drei Phasen einteilt: „Noch nicht begonnen", „In Arbeit" und „Erledigt". Perfekt, um den Fortschritt von Aufgaben oder Projekten abzubilden – und ideale Grundlage für eine Kanban-Ansicht.

Eine synchronisierte Datenbank ist eine besondere Datenbank-Art, die sich von selbst regelmäßig aktualisiert – meist gesteuert durch einen Notion Worker. An den synchronisierten Eigenschaften kannst du nichts von Hand ändern; sie werden komplett automatisch befüllt. Praktisch, wenn du Daten aus einer externen Quelle immer aktuell in Notion haben willst.

Ein synchronisierter Block ist ein Inhalt, den du an mehreren Stellen gleichzeitig zeigst – und der überall automatisch identisch bleibt. Änderst du ihn an einer Stelle, ändert er sich überall mit. Genial für Inhalte, die an mehreren Orten auftauchen sollen, aber nur an einer Stelle gepflegt werden müssen.

Die Tabellen-Ansicht zeigt deine Datenbank als klassisches Raster aus Zeilen und Spalten – die vertrauteste und detaillierteste Sicht, ähnlich wie in Excel, und das Standard-Layout jeder neuen Datenbank. Hier siehst du am meisten auf einmal und bearbeitest viele Einträge schnell hintereinander. (Notion nennt die Ansichten manchmal auch „Layouts" – gemeint ist dasselbe: dieselben Daten, unterschiedlich angezeigt.)

Tastaturkürzel sind Tastenkombinationen, mit denen du schneller formatierst und navigierst, ohne ständig zur Maus zu greifen. Schon ein paar wenige (wie das für Fett oder eine neue To-do) machen das Arbeiten in Notion spürbar flüssiger.

Ein Teamspace ist ein abgegrenzter Bereich innerhalb eines Workspaces – du kannst ihn dir vorstellen wie eine eigene Abteilung: In einem Unternehmen gäbe es zum Beispiel separate Teamspaces für Marketing, HR oder Sales, jeweils mit eigenen Mitgliedern und Zugriffsrechten. Er kann offen, geschlossen oder ganz privat sein. Für dich als Solopreneurin meist erst dann spannend, wenn du mit Freelancer:innen oder einem kleinen Team zusammenarbeitest.

Beim Teilen gibst du anderen Zugriff auf eine Seite oder Datenbank – per persönlicher Einladung oder über einen Link. Du entscheidest dabei genau, ob jemand nur lesen, kommentieren oder auch bearbeiten darf. So wird aus deinem privaten Notion ein gemeinsamer Arbeitsplatz, wann immer du es willst.

Die Telefon-Eigenschaft speichert eine Telefonnummer, die du am Handy mit einem Tipp direkt anrufen kannst. Wie die E-Mail-Eigenschaft ein kleiner Helfer für deine Kontaktverwaltung.

Die Text-Eigenschaft ist ein freies Feld für kurze Notizen oder Angaben, die in keine feste Kategorie passen – etwa eine Adresse, ein Stichwort oder eine kurze Beschreibung. Wenn du nicht weißt, welcher Feld-Typ passt, ist Text fast immer ein sicherer Start.

Der Textblock ist der Standard-Baustein für ganz normalen Fließtext – Notizen, Absätze, Gedanken. Drückst du auf einer leeren Zeile Enter und tippst los, schreibst du automatisch in einen Textblock. Der unaufgeregte Allrounder, mit dem die meisten Seiten anfangen.

Die Timeline-Ansicht zeigt deine Einträge auf einem waagerechten Zeitstrahl – wie ein Gantt-Diagramm. Perfekt für Projekte, bei denen du sehen willst, was wann läuft, wie sich Aufgaben überlappen und welche voneinander abhängen.

Eine To-do-Liste ist eine Aufzählung mit kleinen Kästchen zum Abhaken. Erledigt? Häkchen rein, und der Text wird durchgestrichen. Perfekt für schnelle Aufgaben direkt auf einer Seite – für größere Aufgabenverwaltung nimmst du später eher eine Datenbank.

Ein Toggle ist ein aufklappbarer Block: Du siehst nur die Überschrift, und erst mit einem Klick auf das kleine Dreieck klappt der Inhalt darunter auf. Damit hältst du lange Seiten ordentlich und übersichtlich – Details sind da, wenn du sie brauchst, und versteckt, wenn nicht.

Ein Tool-Call ist eine einzelne Aktion, die ein Custom Agent ausführt – etwa „Datenbank abfragen" oder „Seite erstellen". Jeder Tool-Call kostet Credits, weil der Agent dabei jedes Mal den gesamten bisherigen Kontext neu verarbeitet. Je mehr Schritte eine Aufgabe hat, desto mehr Tool-Calls fallen an.

Eine Trennlinie ist ein dünner waagerechter Strich, der zwei Abschnitte optisch voneinander trennt. Ein kleines, aber feines Werkzeug, um deine Seiten luftiger und klarer zu gliedern.

Überschriften gliedern deine Seite in Abschnitte – es gibt drei Größen (groß, mittel, klein) für drei Ebenen. Sie sorgen nicht nur für Struktur fürs Auge, sondern bilden auch automatisch das Inhaltsverzeichnis. Ein klar überschriebener Text ist viel leichter zu überfliegen.

Mit Unterelementen ordnest du Einträge einer Datenbank unter andere Einträge ein – zum Beispiel Unteraufgaben unter eine größere Aufgabe. So zerlegst du ein großes Vorhaben direkt in der Datenbank in kleine, machbare Häppchen, ohne den Überblick zu verlieren.

Eine Unterseite ist eine Seite, die in einer anderen Seite steckt – wie ein Ordner in einem Ordner. So kannst du Themen sauber ineinander verschachteln: Die „große" Seite oben gibt den Überblick, die Unterseiten enthalten die Details. Die Seite darüber nennt man Parent Page (übergeordnete Seite).

Die URL-Eigenschaft speichert einen Weblink, der direkt anklickbar ist. Praktisch, um zu jedem Eintrag die passende Webseite zu hinterlegen – etwa den Link zur Website einer Kundin in deiner Kontakt-Datenbank.

Eine Verknüpfung verbindet Einträge aus zwei verschiedenen Datenbanken miteinander – zum Beispiel eine Aufgabe mit dem Projekt, zu dem sie gehört. So arbeitest du nicht mit isolierten Datenbanken, sondern mit einem Netzwerk aus Informationen, die zusammengehören und immer nur einen Klick voneinander entfernt sind. Eine der wichtigsten Eigenschaften überhaupt.

Eine verlinkte Ansicht ist ein „Fenster" auf eine bestehende Datenbank, das du an einer anderen Stelle einblendest. Die Daten bleiben dieselben, aber du kannst dieses Fenster eigens filtern und sortieren. So zeigst du z. B. auf deinem Dashboard nur „Meine Aufgaben für heute" aus deiner großen Aufgaben-Datenbank. (Nicht zu verwechseln mit der Verknüpfung – das ist eine Eigenschaft, die zwei Datenbanken verbindet.)

Verschachtelung bedeutet, dass Seiten und Blöcke beliebig tief ineinander liegen können – Seite in Seite in Seite. Das ist das Prinzip, mit dem du in Notion Ordnung schaffst: vom großen Überblick ganz oben bis zum kleinsten Detail weit unten, alles an seinem logischen Platz.

Der Versionsverlauf speichert frühere Stände einer Seite, sodass du jederzeit zurückspringen kannst. Aus Versehen etwas gelöscht oder überschrieben? Du holst die alte Fassung einfach zurück. Ein starkes Sicherheitsnetz – wie weit es zurückreicht, hängt von deinem Tarif ab.

Eine Vorlage ist eine fertig aufgebaute Seite oder Datenbank, die du mit einem Klick kopierst und sofort nutzt – statt jedes Mal bei null anzufangen. Es gibt Notion-eigene Vorlagen, Community-Vorlagen aus dem Marktplatz und Datenbank-Vorlagen, die jeden neuen Eintrag automatisch nach demselben Muster aufbauen.

Im Vorlagen-Marktplatz findest du tausende fertige Notion-Vorlagen von Notion selbst und aus der Community – kostenlos und kostenpflichtig. Ein guter Startpunkt für Ideen. Mein Tipp: Vorlagen sind super zum Reinschnuppern, aber das wirklich gute System ist am Ende immer das, das zu dir passt.

Der Web Clipper ist eine kleine Browser-Erweiterung, mit der du jede Webseite mit einem Klick in Notion speicherst. Perfekt, um Inspiration, Artikel oder Recherche zu sammeln, ohne deinen Lesefluss zu unterbrechen – alles landet sofort am richtigen Ort.

Ein Webhook ist eine kleine Nachricht, die Notion automatisch an ein anderes Tool schickt, wenn etwas passiert – oder umgekehrt empfängt. Damit verbindest du Notion mit Automatisierungs-Tools wie Make oder Zapier. Ein technischeres Thema, aber die Brücke zu wirklich mächtigen Automationen.

Widgets sind kleine eingebettete Extras von Drittanbietern – etwa eine Uhr, ein Wetter-Anzeige oder ein Fortschrittsbalken. Sie machen dein Dashboard lebendiger und persönlicher. Hübsch, aber kein Muss: Schau, dass sie dir wirklich helfen und nicht nur ablenken.

Ein Wiki ist eine vernetzte Wissenssammlung – ein zentraler Ort, an dem alle wichtigen Infos strukturiert und miteinander verlinkt liegen. In Notion machst du jede Seite mit einem Klick zum Wiki, ideal für dein eigenes „zweites Gehirn" oder eine gemeinsame Wissensbasis im Team.

Eine Wissensdatenbank ist der zentrale Ort, an dem du Anleitungen, Prozesse und Wissen sammelst und teilst. Statt dasselbe immer wieder zu erklären, schreibst du es einmal sauber auf – und findest (oder gibst weiter) es jederzeit wieder.

Der Workspace ist dein gesamtes Notion-Zuhause: Hier liegen alle deine Seiten, Datenbanken und – falls du im Team arbeitest – alle Mitglieder. Notion spricht hier vom „connected workspace": kein starres Tool, sondern eher ein lebender Organismus, den du immer weiterentwickelst und anpasst. Du kannst auch mehrere Workspaces haben, etwa einen privaten und einen fürs Business, und mit einem Klick zwischen ihnen wechseln.

Die Zahl-Eigenschaft speichert Zahlenwerte – Preise, Mengen, Stunden. Du kannst sie als Währung, Prozentwert oder sogar als kleinen Fortschrittsbalken anzeigen lassen. Und mit Zahlen lässt sich rechnen, etwa Summen am Spaltenende bilden.

Der Zitat-Block hebt eine Textstelle mit einem senkrechten Strich am Rand hervor. Du nutzt ihn für echte Zitate, für betonte Kernaussagen oder einfach, um einen Satz optisch ein bisschen aus dem Fließtext herauszuheben.

Diese Eigenschaft zeigt automatisch, wann ein Eintrag zuletzt geändert wurde. Super, um schnell zu sehen, was kürzlich angefasst wurde – oder was schon lange unberührt liegt.

Diese Eigenschaft hält automatisch fest, wer einen Eintrag zuletzt geändert hat – relevant vor allem in der Zusammenarbeit im Team.